Oʻzbekiston Respublikasi banklarida arxiv ishlarini yuritish toʻgʻrisida (841-son)

25.11.1999

qoida

[Oʻzbekiston Respublikasi Adliya vazirligi tomonidan 1999-yil 25-noyabrda 841-son bilan davlat roʻyxatidan oʻtkazilgan]

Mazkur Qoida Oʻzbekiston Respublikasining “Arxiv ishi toʻgʻrisida”gi, “Oʻzbekiston Respublikasi Markaziy banki toʻgʻrisida”gi va “Banklar va bank faoliyati toʻgʻrisida”gi qonunlariga hamda Vazirlar Mahkamasining 1999-yil 30-oktabrdagi 482-sonli “Arxiv ishi boʻyicha meʼyoriy hujjatlarni tasdiqlash toʻgʻrisida” gi qaroriga muvofiq ishlab chiqilgan boʻlib, u Oʻzbekiston Respublikasi banklarida arxiv ishlarini yuritish, hujjatlarni saqlash va ulardan foydalanish tartibini belgilaydi.

1. UMUMIY QOIDALAR

1.1. Oʻzbekiston Respublikasi banklarida ish yuritish va hujjatlar hisobini yuritish, shuningdek arxivlarni shakllantirish Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 140-sonli qarori bilan tasdiqlangan ish yuritish yoʻriqnomasiga hamda boshqa meʼyoriy hujjatlarga muvofiq amalga oshiriladi.

1.2. Banklarda arxiv ishlarini hamda ish yuritishni amalga oshirish va uni takomillashtirish boʻyicha javobgarlik bank rahbarlari zimmasiga yuklatiladi. Bank rahbarlarining yozma buyrugʻiga asosan javobgarlik bosh buxgalter yoki uning oʻrinbosari zimmasiga yuklatilishi mumkin. Bu esa bank boshqaruvchisini umumiy javobgarlikdan ozod etmaydi.

2. ARXIV VAZIFASI VA FUNKSIYALARI

2.1. Bank arxivida jamlanadigan hujjatlar tarkibiga va hujjatlarni idoraviy saqlashni amalga oshiradigan tashkilotlarning davlat majburiyatlariga qarab quyidagi turdagi arxivlarni tashkil etish mumkin:

faqat bitta bankka tegishli hujjatlarni saqlovchi arxiv;

markaziy apparat hamda bank qaramogʻidagi tashkilotlar hujjatlarini saqlovchi markaziy arxiv.

2.2. Bank arxivining asosiy vazifalari quyidagilardan iborat:

arxiv toʻgʻrisidagi qonun va boshqa meʼyoriy hujjatlarda koʻzda tutilgan tartibda hujjatlarni arxivlarda jamlash;

arxivda saqlanayotgan hujjatlarning butligini, ularning hisobini toʻgʻri yuritishni, sifatli qayta ishlashni va ulardan samarali foydalanishni taʼminlash;

banklarda ish yuritish hujjatlarini tashkil etish, shuningdek, arxiv hujjatlarini tashkil etishda rahbarlik va tekshirishlarni amalga oshirish.

2.3. Bank arxivining asosiy funksiyalari quyidagilardan iborat:

mazkur Qoidaning 3.48-3.53-bandlariga muvofiq banklar tarkibiy boʻlinmalari hujjatlarini saqlashga qabul qiladi;

arxivga qabul qilingan yigʻmajildlar va hujjatlarni hisobga oladi va ularning butligini taʼminlaydi;

hujjatlarni tayyorlaydi va saqlash uchun davlat arxiviga topshiradi;

doimiy saqlanadigan jildlarning yigʻma roʻyxatlarini boʻlimlar boʻyicha yillarda koʻrsatish va tuzishni tashkil etadi yoki amalga oshiradi;

yigʻmajildlar roʻyxatiga muvofiq tutilgan va bank arxiviga oʻz vaqtida kelib tushmagan jildlarni izlashda muassasa (devonxona, kotibiyat) ish yuritish xizmatiga uslubiy va amaliy yordam beradi;

bank rahbariyatini arxivdagi hujjatlar tarkibi va mazmuni haqida xabardor qiladi, bank rahbariyati topshirigʻiga binoan hujjatlarni aniqlaydi;

arxivda saqlanuvchi hujjatlardan foydalanish hisobini yuritadi;

saqlanishi va saqlash muddati oʻtganligi sababli yoʻq qilish uchun tanlab olingan yigʻmajildlarga dalolatnoma tuzish lozim boʻlgan hujjatlar jamlanma roʻyxati yillik boʻlimlarini koʻrib chiqishda, maxsus ekspert komissiyasida ishtirok etadi;

bank ishlarini yuritishda hujjatlar butligi, toʻgʻri shakllantirilishi va rasmiylashtirilishini tekshiradi;

arxiv ishi boʻyicha meʼyoriy-uslubiy hujjatlarni (yoʻriqnomalar, tavsiyanomalar, nizomlar va b.) ishlab chiqish va ish yuritishda hujjatlarni tashkil etadi;

arxiv va ish yuritish xizmati xodimlari malakasini oshirishga doir oʻquv mashgʻulotlarini oʻtkazishda qatnashadi.

2.4. Bankning markaziy arxivi arxiv ishlari va banklarda ish yuritishda hujjatlarni tashkil etish va ular ustidan nazoratni amalga oshirishda ishtirok etadi.

3. HUJJATLARNI ARXIVGA TAYYORLASh VA TOPShIRISh

3.1. Ish yuritish yakunlangan jildlar kalendar yili tugaganidan soʻng, doimiy va vaqtincha saqlash maqsadida ularni bank arxiviga “Idoraga qarashli arxivlarning asosiy qoidalari” hamda mazkur qoida talablariga muvofiq rasmiylashtiriladi va hisobdan chiqariladi.

3.2. Jildlarni rasmiylashtirish bank va uning tarkibiy boʻlinmalari ish yuritish xizmati xodimlari tomonidan bank arxivi uslubiy yordami va nazorati ostida amalga oshiriladi.

3.3. Saqlash muddatiga qarab yigʻmajildlar toʻliq yoki qisman rasmiylashtiriladi.

3.4. Doimiy, vaqtincha saqlanadigan va shaxsiy tarkib boʻyicha yigʻmajildlar toʻliq rasmiylashtiriladi.

Yigʻmajildlarni toʻliq rasmiylashtirish quyidagilarni koʻzda tutadi:

yigʻmajildlarni saralash va tikish;

yigʻmajildlar varaqlarini raqamlash;

yigʻmajildlarni tasdiqlovchi yozuvlarni tuzish (1-ilova);

zarur hollarda yigʻmajild hujjatlari ichki roʻyxatini tuzish (2-ilova);

yigʻmajild muqovasi rekvizitlariga zarur aniqliklarni kiritish (bank nomini aniqlashtirish, yigʻmajild sarlavhasida indeks va sanani koʻrsatish va b.).

3.5. Yigʻmajildni tashkil etadigan hujjatlar ulardagi barcha hujjatlarning matnlarini, sanasi, munosabat belgisi va rezolyutsiyani erkin oʻqish imkoniyatini hisobga olgan holda kartondan tayyorlangan qattiq, muqovaga toʻrtta teshik orqali tikiladi yoki muqovalanadi. Yigʻmajildni tikish (muqovalash)da hujjatdagi metall mahkamlagich (toʻgʻnogʻichlar, skrepka)lar olib tashlanadi.

3.6. Alohida qimmatga ega boʻlgan yoki turli oʻlchamdagi qogʻozda tayyorlangan hujjatlardan tarkib topgan doimiy saqlanadigan yigʻmajildlar uch klapanli va bogʻichli yopiq, qattiq papkalarda yoki karton gʻilof (quti)larda saqlanadi.

3.7. Yigʻmajildda alohida qimmatga ega boʻlgan hujjatlar, shuningdek, talab qilib olinmagan shaxsiy hujjat (mehnat daftarchasi va boshqa)lar mavjud boʻlsa, bu hujjatlar konvertga solinadi, soʻngra yigʻmajildga tikib qoʻyiladi. Bunday hujjatlar koʻp boʻlsa, yigʻmajilddan olinishi va ularga alohida roʻyxat tuzilishi mumkin.

3.8. Har bir yigʻmajildning oxiriga tasdiq ustxati uchun shaxsiy blankalar shakli tikiladi, yigʻmajildning boshiga esa zarur boʻlgan hollarda, yigʻmajild hujjatlarining ichki roʻyxati uchun blankalar shakli tikiladi.

3.9. Yigʻmajildga kiritilgan hujjatlarni but saqlashni taʼminlash va joylashuv tartibini mustahkamlash maqsadida uning tasdiq ustxati hamda ichki roʻyxatidan tashqari barcha varaqlari raqamlagich yoki qora chizma qalam bilan hujjatning matniga tegmasdan oʻng tomondagi yuqori burchakka arab raqamlari bilan yoyib yozilgan koʻrinishda yoppasiga (tartib bilan) raqamlanadi. Varaqlarni raqamlash uchun siyoh va rangli qalamlarni qoʻllash taqiqlanadi. Yigʻmajilddagi hujjatlarning ichki roʻyxati varaqlari alohida raqamlanadi.

Shunday tartibda kunlik buxgalteriya hujjatlari, shuningdek, ichki bank hisobvaraqlariga doir hujjatlar rasmiylashtiriladi va tikiladi.

3.10. Bir necha jild yoki qismlardan tarkib topgan yigʻmajildlarning varaqlari har bir jild yoki qism boʻyicha alohida raqamlanadi.

3.11. Yigʻmajildda mustaqil varaq sifatida mavjud boʻlgan maxsus hujjatlar orqa tomonining chap tarafidagi yuqori burchagiga raqam qoʻyiladi.

3.12. Murakkab varaqlarning buklanadigan va oʻng tomonidagi yuqori burchagiga raqam qoʻyiladi. Shu bilan birga, bir chetidan tikilgan har qanday oʻlchamdagi varaqlar bir varaq sifatida raqamlanadi; murakkab va oʻrtasidan tikilgan hujjatlar qayta tikiladi hamda bir varaq sifatida raqamlanadi.

3.13. Mahkam yelimlangan hujjatlari (qirqib olingan parcha, koʻchirmalar va hokazolar) boʻlgan varaqlar bir varaq sifatida raqamlanadi. Agar hujjatga boshqa hujjatlar (qirqib olingan parcha, matnga kiritilgan qoʻshimchalar, tarjimalar va boshqalar) yelimlangan boʻlsa, har bir hujjatga alohida raqam qoʻyiladi.

3.14. Yigʻmajildga tikilgan konvertlar ichiga solingan hujjatlari bilan birga raqamlanadi; bunda avval konvertlar raqamlanadi, shundan soʻng konvertga solingan har bir hujjat navbatdagi raqam bilan raqamlanadi.

3.15. Yigʻmajildga oʻzining xususiy raqami boʻlgan varaqlari bilan tikilgan hujjatlar (shu jumladan, bosma mahsulotlar) umumiy tartibda raqamlanishi yoki ular yigʻmajilddagi varaqlarning joylashish tartibiga muvofiq boʻlsa, oʻzlarining xususiy raqamlarini saqlab qolishi mumkin.

3.16. Yigʻmajild varaqlarini raqamlashda koʻp miqdorda xatolar aniqlangan hollarda, ish yuritishda ularni qayta raqamlashda eski raqam ustidan bitta qiya chiziqcha chiziladi va uning yoniga varaqning yangi raqami qoʻyiladi; yigʻmajildning oxiriga yangi tasdiq ustxati tuziladi, bunda eski tasdiq ustxati ustidan chizib qoʻyiladi, ammo u yigʻmajildda saqlanadi.

Bank arxivi yigʻmajildlarni davlat arxiviga topshirishga tayyorlayotganda varaqlarni raqamlashda ayrim xatolar mavjudligi aniqlansa, davlat arxivi bilan kelishilgan holda varaqlarga harfli raqamni qoʻyishga ruxsat beriladi.

3.17. Yigʻmajilddagi varaqlar soni hisobini yuritish va ularni raqamlashning oʻziga xos xususiyatlarini qayd etish uchun yigʻmajildning tasdiqlovchi ustxati tuziladi. Tasdiqlovchi ustxati belgilab berilgan shaklda tuziladi.

3.18. Tasdiqlovchi ustxatini yigʻmajildning muqovasiga yoki oxirgi hujjatning soʻnggi toza varagʻining orqa tomoniga yozish taqiqlanadi. Agar yigʻmajild tasdiq varagʻi blankasiz tikilgan yoki muqovalangan boʻlsa, blanka yigʻmajild muqovasining ichki tomoni yuqori qismiga yelimlanadi.

3.19. Yigʻmajildning tasdiq ustxatida raqamlangan varaqlar soni raqam va soʻz bilan yoziladi, keyin alohida “+” (qoʻshuv) belgisi qoʻyilib, ichki roʻyxat (u mavjud boʻlsa) varaqlarining soni koʻrsatiladi.

3.20. Tasdiq ustxatida yigʻmajilddagi hujjatlarni raqamlashning quyidagi oʻziga xos tomonlari koʻrsatiladi:

hujjatlarda harfli raqamlar bilan belgilangan (litr) sonlari mavjudligi va tushirib qoldirilgan sonlarning mavjudligi;

hujjatlar, gazetalardan qirqib olingan parchalar yelimlab yopishtirilgan varaqlarning raqamlari;

yirik oʻlchamdagi varaqlarning raqamlari;

ichiga hujjat solingan xatjildlar va bu hujjatlar varaqlari soni.

3.21. Tasdiq ustxatini tuzuvchi unga oʻz familiyasi, ismi, otasining ismi, lavozimi, tuzish sanasini yozib, imzo chekadi.

Yigʻmajildning tarkibi va holatidagi barcha keyingi oʻzgarishlar (tasdiqlashlar, hujjatlarning asl nusxalarini koʻchirma nusxalari bilan almashtirish, yangi hujjatlarni qoʻshish va hokazolar) tegishli hujjatlarga asoslangan holda tasdiq ustxatida belgilanadi.

3.22. Doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarning hisobini yuritish uchun mazkur hujjatlarning oʻziga xosligidan kelib chiqib, ularning ichki roʻyxati tuziladi.

Har xil hujjatlardan shakllangan, nomlanishi hujjatlarning aniq mazmunini ochib bermaydigan doimiy va vaqtincha saqlanadigan yigʻmajildlarga ham ichki roʻyxat tuzish zarur.

Yigʻmajild hujjatlariga ichki roʻyxat tuzish lozimligi muassasada ish yuritishga doir yoʻriqnoma va nizomlar bilan belgilanadi.

3.23. Ichki roʻyxat alohida varaqda belgilangan shaklda tuzilib, yigʻmajilddagi hujjatlarning tartib raqamlari, indekslari, sanasi, har bir hujjat joylashgan Yigʻmajild varaqlari sarlavhasi va raqami toʻgʻrisidagi maʼlumotlarni oʻz ichiga oladi.

Yigʻmajildning ichki roʻyxatiga kiritilgan hujjatlar va ichki roʻyxat varaqlarining sonini raqam va soʻz bilan koʻrsatgan holda yakuniy xulosa tuziladi.

Ichki roʻyxatni tuzuvchi unga oʻz familiyasi, ismi, otasining ismi, lavozimi, tuzilgan sanasini toʻliq koʻrsatgan holda imzo chekadi.

Agar yigʻmajild hujjatlarining ichki roʻyxati blankasiz muqovalangan yoki tikilgan boʻlsa, belgilangan shaklda tuzilgan roʻyxat yigʻmajild old muqovasining ichki tomoniga yelimlanadi.

3.24. Yigʻmajilddagi hujjatlarning tarkibi oʻzgarganda (hujjatlar olinganda, qoʻshilganda, koʻchirma nusxalari bilan almashtirilganda va hokazo) bu oʻzgarishlar ichki roʻyxatning tegishli hujjatlarini dalil qilib keltirgan holda aks ettiriladi, zarur hollarda yigʻmajildning ichki roʻyxatiga yangi yakuniy yozuv va tasdiqlovchi ustxati tuziladi.

3.25. Doimiy va vaqtincha saqlanadigan va shaxsiy tarkibga tegishli yigʻmajildlarning muqovalari quyidagi shaklda rasmiylashtiriladi. Yigʻmajildning muqovasida quyidagilar koʻrsatiladi:

bank va u bevosita boʻysunadigan yuqori tashkilot nomi;

tarkibiy boʻlinma nomi;

yigʻmajildning indeksi;

yigʻmajildlar roʻyxati boʻyicha yigʻmajild raqami;

yigʻmajildning nomi;

yigʻmajild hujjatlari (alohida qimmatga ega boʻlgan hujjatlardan iborat doimiy saqlanadigan yigʻmajildlar)ning qisqacha bayoni;

yigʻmajild (jild, qism)ning sanasi;

yigʻmajilddagi varaqlar soni;

yigʻmajildni saqlash muddati;

yigʻmajildning arxivdagi roʻyxati belgilari.

3.26. Doimiy saqlanadigan yigʻmajildlarning muqovasida ular topshiriladigan davlat arxivining nomi, davlat arxivi va bank kodini yozish uchun joy qoldiriladi.

3.27. Yigʻmajildning muqovasi rasmiylashtirilayotganda bank nomi va u bevosita boʻysunadigan bankning nomi bosh kelishikda toʻliq yoziladi. Agar bank yoki yuqori turuvchi organning rasmiy qabul qilingan qisqartma nomi boʻlsa, u toʻliq nomdan soʻng qavs ichida koʻrsatiladi.

MASALAN: Oʻzbekiston aksiyadorlik tijorat sanoat-qurilish banki (Oʻzsanoatqurilishbank).

3.28. Yigʻmajildning muqovasidagi nomi bank yigʻmajildlari nomenklaturasidan koʻchiriladi. Yigʻmajild bir necha jild (qism)dan iborat boʻlsa, har bir jild (qism) muqovasiga yigʻmajildning umumiy nomi va har bir jild (qism)ning nomi qoʻyiladi.

3.29. Ish yuritishda tutilgan yigʻmajildning muqovasida, yigʻmajild tutilgan va tugagan yil albatta koʻrsatiladi.

Agar yigʻmajildga uning sanasiga muvofiq kelmaydigan hujjatlar ham tikilgan boʻlsa, sananing tagidagi yangi qatorda bu haqda: “Yigʻmajildda ....... yil (lar) hujjatlari mavjud” deb yozib qoʻyiladi.

3.30. Aniq sana qoʻyish muhim ahamiyatga ega boʻlgan farmoyish, ijodiy va boshqa mazmundagi hujjatlardan tarkib topgan yigʻmajildlar, shuningdek, bir necha jild (qism)lardan iborat boʻlgan yigʻmajildlarning sanasi yigʻmajilddagi birinchi va oxirgi hujjatning sanasi hisoblanadi, yaʼni yigʻmajildga kiritilgan eng oldingi va eng soʻnggi hujjatlarni roʻyxatga olish (tuzish) sanalari (kuni, oyi, yili) yigʻmajildning sanasi hisoblanadi.

3.31. Majlis, yigʻilishlarning bayonnomalaridan iborat boʻlgan yigʻmajildlarning sanasi — tasdiqlanish sanasi (agar ular tasdiqlansa) yoki yigʻmajildni tashkil etgan birinchi va soʻnggi bayonomalarning sanalari hisoblanadi.

3.32. Hujjatning sanasini belgilashda avval yil, soʻngra kun va oy koʻrsatiladi. Yil va kun raqamlarda, oy nomi esa soʻz bilan yoziladi.

Agar hujjatlar yoki uning ayrim tarkibiy qismlari sanasi hujjatning mazmunini tahlil qilish asosida taxminiy aniqlansa, sana yoki uning ayrim tarkibiy qismlari qavslarga olinadi. Toʻla ishonchli boʻlmagan butun sana yoki uning ayrim qismlari soʻroq belgisi bilan birga beriladi.

Shaxsiy yigʻmajildning sanasi boʻlib, shaxsni ishga qabul qilish va boʻshatish haqida buyruqlar imzolangan sanalar hisoblanadi.

3.33 Yigʻmajild muqovasida yigʻmajilddagi varaqlar sonini koʻrsatish majburiy hisoblanadi. Ular yigʻmajildning tasdiqlovchi ustxati va saqlanish muddatiga asosan yoziladi (doimiy saqlanadigan yigʻmajildlarga: “Doimiy saqlansin” deb yoziladi).

3.34. Idoralarga qarashli arxivlarning asosiy qoidalariga muvofiq bankning ish yuritishda yakunlangan, doimiy va vaqtincha saqlashga moʻljallangan barcha yigʻmajildlari va xodimlarning shaxsiy tarkibiga tegishli yigʻmajildlar ekspertizadan oʻtgach yigʻmajildlarga hujjatlar roʻyxati tuziladi.

3.35. Hujjatlar roʻyxati — bu arxiv maʼlumotnomasi boʻlib, u yigʻmajildlarning tartibga solingan nomlari roʻyxati, tarkibi va mazmunini ochib berishga, ularni fond ichida tartibga solish va roʻyxatga olishni mustahkamlashga moʻljallangan. Ayni vaqtda hujjatlar roʻyxati jildlar hisobini yuritish va ularni tezkorlik bilan qidirib topishni taʼminlaydigan ilmiy-maʼlumotnomaning asosiy turi hisoblanadi.

3.36. Roʻyxatlar alohida tuziladi:

doimiy saqlanadigan yigʻmajildlarga;

vaqtinchalik saqlanadigan yigʻmajildlarga;

shaxsiy tarkibga tegishli va boshqa bir turdagi yigʻmajildlarga;

faqat bitta bankka tegishli boʻlgan maxsus tuzilgan yigʻmajildlarga;

idoraviy xizmat nashrlariga.

Alohida roʻyxat mustaqil umumiy (tartib bilan) raqamlab tugallangan yigʻmajildlarning roʻyxatidan iborat.

3.37. Ish yuritishda koʻrsatib oʻtilgan turkumdagi hujjatlarning roʻyxati bankning har bir tarkibiy boʻlimlari boʻyicha har bir kalendar yilida yuritgan yigʻmajildlar uchun tuziladi (4a-ilova).

ESLATMA. Tarkibiy boʻlimlarda bir necha yil uchun roʻyxati tuzilmagan yigʻmajildlar mavjud boʻlsa, arxiv bilan kelishilgan holda ularga bitta roʻyxat tuzilishi mumkin (yigʻmajildlar ichiga ular yuritilgan yili boʻyicha joylashtiriladi).

3.38. Tarkibiy boʻlimlar hujjatlarining roʻyxati bankning ish yuritish boʻyicha yoʻriqnomalarida belgilangan tartibga muvofiq bankning ish yuritish xizmati xodimlari yoki tarkibiy boʻlimlarida ish yuritishga masʼul boʻlgan shaxslar tomonidan arxivning metodik rahbarligida tuziladi.

3.39. Tarkibiy boʻlimlari hujjatlarining roʻyxati belgilangan shaklda (3-ilova boʻyicha) tuziladi va ish yuritishda yigʻmajild yakunlanganidan keyin bir yil oʻtgach, arxivga topshiriladi.

3.40. Roʻyxatga yigʻmajildning nomini yozishda avval yigʻmajildlarni shakllantirish va rasmiylashtirish sifati, roʻyxatga kiritilgan yigʻmajildlar soni bank yigʻmajildlari nomenklaturasi boʻyicha tutilgan yigʻmajildlar soniga muvofiq kelishi tekshiriladi.

Yigʻmajildlar tekshirilganda: jild nomining yigʻmajilddagi hujjatlar mazmuniga muvofiqligini; yigʻmajildga kiritilgan hujjatlarning rasmiylashtirilishi va guruhlarga ajratilishi toʻgʻriligini; yigʻmajildni muqovalash va tikish sifatini; yigʻmajild varaqlarining toʻgʻri raqamlanganligini; zarur boʻlgan hollarda yigʻmajildda ichki roʻyxat mavjudligi va uning toʻgʻriligini; yigʻmajild muqovasining toʻgʻri rasmiylashtirilishini; yigʻmajildni tasdiqlovchi ustxatning mavjudligi va toʻgʻriligi tekshiriladi.

Bank nomenklaturasi hisobida turgan yigʻmajildlar yoʻqolib qolganligi aniqlansa, tarkibiy boʻlimlar uni qidirib topish chora-tadbirlarini koʻradi. Topilgan yigʻmajildlar roʻyxatga olinadi. Agar koʻrilgan choralar natija bermasa, topilmagan yigʻmajildning yoʻqolish sabablari haqida maʼlumotnoma tuzilib, tarkibiy boʻlim rahbari unga imzo chekadi va tarkibiy boʻlim hujjatlari roʻyxati bilan birga arxivga topshiriladi.

3.41. Tarkibiy boʻlim hujjatlari roʻyxatining tavsifiy moddasi quyidagi tarkibiy qismlarni oʻz ichiga oladi:

yigʻmajild (jild, qism)ning roʻyxat boʻyicha tartib raqami;

yigʻmajild (jild, qism)ning indeksi;

yigʻmajild muqovasidagi nomga toʻliq muvofiq keladigan yigʻmajild (jild, qism)ning nomi;

yigʻmajild (jild, qism)ning sanasi;

yigʻmajild (jild, qism)dagi varaqlar soni;

yigʻmajild saqlanadigan muddat.

3.42. Tarkibiy boʻlim hujjatlari roʻyxati tuzilayotganda quyidagi talablarga rioya qilish zarur:

har bir yigʻmajild roʻyxatga mustaqil tartib raqami bilan kiritiladi. Agar yigʻmajild bir necha jild (qism)dan iborat boʻlsa, har bir jild (qism) roʻyxatga mustaqil raqam bilan kiritiladi;

roʻyxatdagi yigʻmajildlarni tartibga solish va tarkibiy boʻlimga roʻyxat raqamini qoʻyish arxiv tomonidan belgilanadi.

Tarkibiy boʻlimlarda yigʻmajildlarni sistematik roʻyxatga olish, ularning bank yigʻmajildlari sistematik nomenklaturasiga muvofiq keladi. Tarkibiy boʻlim roʻyxatining raqami, tarkibiy boʻlimning shtatlar jadvali boʻyicha raqamli belgisiga, roʻyxatni tashkil etgan hujjatlar nomining dastlabki bosh harflarini va roʻyxatga kiritilgan yigʻmajildlar tutilgan yilning soʻnggi ikki raqamini qoʻshishdan tarkib topadi.

Nomenklaturada turadigan va 1991-yildan tutilgan 5-tarkibiy boʻlinmaning doimiy, vaqtincha saqlanadigan va shaxsiy tarkibga tegishli hujjatlarining roʻyxatlari: 5d-91, 5v-91 va 5sh/t-91 raqamlarga ega boʻladi.

roʻyxat ustunlari yigʻmajildlarning muqovasiga yozilgan maʼlumotlarga aynan muvofiq holda toʻldiriladi;

bir xil nomdagi yigʻmajildlarni roʻyxatga ketma-ket yozish davomida birinchi yigʻmajildning nomi toʻliq yoziladi, qolgan barcha bir turdagi yigʻmajildlar esa “yuqoridagidek” soʻzi bilan belgilanadi, bunda yigʻmajildlar toʻgʻrisidagi boshqa maʼlumotlar roʻyxatga toʻliq, yoziladi (roʻyxatning har bir yangi varagʻi boshida yigʻmajild ustuni nomi toʻliq yoziladi);

roʻyxatning “Eslatma” degan ustuni yigʻmajildlar jismoniy holatining oʻziga xos tomonlarini, yigʻmajildlarni bankning boshqa tarkibiy boʻlimlariga berish, nusxalari mavjudligi va boshqalarni qayd etish uchun foydalaniladi.

3.43. Roʻyxat oxirida soʻnggi tavsifiy moddadan keyin roʻyxatda turadigan mavjud yigʻmajildlarning soni (raqam va soʻz bilan) yoziladigan yakuniy xulosa tuziladi, roʻyxat boʻyicha yigʻmajildlarning birinchi va oxirgi raqamlari, shuningdek, roʻyxatdagi yigʻmajildlarga raqam qoʻyishning oʻziga xos tomonlari (yigʻmajildlarni harf bilan belgilangan va tushirilib qoldirilgan raqamlari) koʻrsatiladi.

3.44. Tarkibiy boʻlim hujjatlarining roʻyxatini tuzuvchi oʻz lavozimini koʻrsatgan holda imzo chekadi, roʻyxat bankning ish yuritish xizmati rahbari bilan kelishiladi va tarkibiy boʻlim rahbari tomonidan tasdiqlanadi.

3.45. Bank tarkibiy boʻlimi hujjatlari roʻyxati ikki nusxada tuziladi, bittasi yigʻmajildlar bilan birga arxivga topshiriladi, ikkinchisi esa nazorat nusxasi sifatida tarkibiy boʻlimda qoladi.

3.46. Tarkibiy boʻlim roʻyxatiga kiritilgan yigʻmajildlar muqovasiga arxiv bilan kelishilgan holda, yumshoq qora qalam bilan yigʻmajildlarni vaqtincha raqamlash amalga oshiriladi.

3.47. Tarkibiy boʻlimning roʻyxatini tayyorlash arxiv (arxiv uchun masʼul boʻlgan shaxs) zimmasiga yuklanadigan bank hujjatlari jamlanma roʻyxatining yillik boʻlimini tuzish uchun asos boʻlib xizmat qiladi.

3.48. Arxivga doimiy, vaqtincha saqlanadigan va xodimlarning shaxsiy tarkibiga tegishli yigʻmajildlar topshiriladi.

3.49. Vaqtincha (3 yilgacha) saqlanadigan yigʻmajildlar qoidaga koʻra arxivga topshirilmaydi, ular markazlashtirilgan holda ish yuritish xizmatida yoki tarkibiy boʻlimlarda saqlanadi, saqlanish muddati tugaganidan soʻng esa, belgilangan tartibda yoʻq qilinadi. Bu yigʻmajildlar faqat istisno hollardagina, bank rahbarining qarori bilan arxivga topshirilishi mumkin. Ular arxivga hujjatlarning roʻyxati yoki nomenklaturasi boʻyicha topshiriladi.

3.50. Yigʻmajildlar bank arxiviga arxiv tomonidan tuzilgan va bank rahbari tasdiqlagan hamda hujjatlarni arxivga topshiruvchi bank va tarkibiy boʻlimlarning rahbarlari bilan kelishilgan jadval boʻyicha topshiriladi.

3.51. Tarkibiy boʻlimlar yigʻmajildlarni bank arxiviga topshirishga tayyorlash davrida arxiv xodimi oldindan ularning toʻgʻri tayyorlanganligini, rasmiylashtirilishi va roʻyxatga kiritilgan bank yigʻmajildlar sonining bank yigʻmajildlari nomenklaturasiga muvofiq tutilgan yigʻmajildlar soniga toʻgʻri kelishini tekshiradi. Yigʻmajildlar yoʻqolganligi aniqlansa, maʼlumotnoma tuziladi (3.40-bandga qarang).

3.52. Har bir yigʻmajildni bank arxivi mudiri (arxiv uchun masʼul shaxs, arxivning maxsus xodimi) tarkibiy boʻlim xodimi ishtirokida qabul qiladi. Bunda har bir yigʻmajild uchun tuzilgan roʻyxatning ikkala nusxasiga ham yigʻmajildning mavjudligi haqida belgi qoʻyiladi. Roʻyxat har bir nusxaning oxirida raqam va soʻz bilan arxivga amalda qabul qilingan yigʻmajildlarning soni, yoʻqolib qolgan yigʻmajildlarning raqami, yigʻmajild qabul qilingan-topshirilgan sana koʻrsatiladi, shuningdek, bank arxivi xodimi va yigʻmajildni topshiruvchi shaxsning imzosi qoʻyiladi.

Alohida qimmatga ega boʻlgan yigʻmajildlar qabul qilinayotganda ulardagi varaqlar soni tekshiriladi.

3.53. Yigʻmajildlar bank arxiviga tarkibiy boʻlim xodimlari bilan bogʻlangan holda topshiriladi. Yigʻmajildlar bilan birga bank arxiviga devonxona (kotibiyat) tomonidan hujjatlarni roʻyxatga olish-nazorat qilish kartotekasi ham topshiriladi. Har bir kartoteka nomi roʻyxatga kiritiladi.

4. ARXIV HUJJATLARINING BUT SAQLANIShINI TAʼMINLASh

4.1. Arxivdagi hujjatlarning but saqlanishini taʼminlash uchun quyidagi ishlarni amalga oshirish lozim:

hujjatlarni but saqlash uchun optimal sharoitlarni yaratish;

hujjatlarni saqlanadigan joylarga joylashtirish;

arxivdan yigʻmajildlarni berish tartibiga rioya qilish;

hujjatlar hisobini yuritish, ularning mavjudligi va holatini tekshirish;

alohida qimmatga ega boʻlgan hujjatlar tarkibini aniqlash va ularning sugʻurta fondini tuzish;

hujjatlarning jismoniy-kimyoviy jihatdan but saqlanishini taʼminlash.

4.2. Hujjatlarni but saqlashning maqbul sharoitlarini taʼminlash uchun quyidagi chora-tadbirlarni koʻrish lozim:

bank arxivi uchun xonalar ajratish va ularni reja asosida taʼmirlash;

arxiv xonalarini oʻt oʻchirish vositalari (OP, RA, OU va b. turdagi oʻt oʻchirgichlar), yongʻindan saqlash va ogoh etish qurilmalari bilan jihozlash;

hujjatlarni saqlash uchun maxsus vositalar (javonlar, seyflar, kutilar va hokazolar)dan foydalanish;

arxiv xonasida maqbul harorat-namlik va yorugʻlik boʻlishini taʼminlash, sanitariya-gigiyena tadbirlarini oʻtkazish.

4.3. Saqlanadigan yigʻmajildlarning hajmi va tarkibiga muvofiq bank arxivi uchun alohida xonalar (yirik banklarda zarurat tugʻilsa, maxsus qurilgan va jihozlangan yoki hujjatlarni saqlash uchun moslashtirilgan alohida bino) ajratiladi.

4.4. Bank arxivi uchun maxsus bino davlat arxivlarining namunaviy loyihalari, shuningdek manfaatdor tashkilotlar bilan kelishilgan holda individual loyihalar boʻyicha koʻriladi.

4.5. Bankning maʼmuriy binosi qurilayotganda arxiv uchun maxsus xonalarni qurish ham nazarda tutilishi kerak. Arxiv uchun maxsus jihozlangan xonalar boʻlmasa, bankning maʼmuriy binosidan arxiv uchun moslashtirilgan xonalar ajratiladi.

4.6. Hujjatlarni but saqlash va ular bilan ishlashning maqbul sharoitlarini yaratish arxiv uchun quyidagi xonalarni ajratishni taqozo etadi:

hujjatlarni saqlash uchun saqlash joylari;

hujjatlarni qabul qilish, vaqtincha saqlash va iqlimga moslashtirish uchun xonalar;

arxiv xodimlari uchun ish xonalari.

Xodimlar uchun ish xonalari hujjatlarni saqlash xonalaridan alohida boʻlishi kerak.

Ish xonalaridan devor bilan toʻsilmagan hujjatlarni saqlash xonalari maxsus oʻrnatilgan panjara bilan toʻsiladi. Begona shaxslar hujjatlarni saqlash xonalariga faqat arxiv mudirining ruxsati bilan va arxiv xodimi ishtirokida qoʻyiladi.

4.7. Arxiv xonalari oziq-ovqat mahsulotlari yoki kimyoviy moddalar saqlanadigan yoki ishlatiladigan laboratoriya, ishlab chiqarish, ombor va maishiy xizmat xonalaridan uzoq joylashgan boʻlishi hamda ular bilan umumiy havo almashtirish yoʻllariga ega boʻlmasligi lozim.

Arxiv xonalari yongʻindan xavfsiz, suv bosishdan kafolatlangan va chiqish uchun qoʻshimcha eshikka ega boʻlishi zarur.

4.8. Arxiv binosining tashqi (taxtali), eshiklari ikki tomondan asbest mato va metall tunuka bilan qoplanishi va mustahkam zulfinga ega boʻlishi kerak. Ishdan tashqari vaqtlarda ular muhrlanadi yoki tamgʻalanadi. Muhr yoki tamgʻa kalitlar bilan birgalikda bank navbatchisida yoki ichki ish tartibi qoidalarida belgilangan joyda saqlanadi. Arxiv xonalari qoʻriqlash qurilmalari bilan jihozlanadi. Derazaga tamgʻalangan qulfi boʻlgan ikki tavaqali metall panjara oʻrnatiladi.

4.9. Arxiv xonalarini unga hujjatlar joylashtirilishiga qadar bank rahbari tomonidan tayinlangan komissiya qabul qilib oladi. Komissiya arxiv kiradigan tarkibiy boʻlim, davlat arxiv xizmatining tegishli muassasasi, yongʻindan saqlash va sanitariya-epidemiologiya stansiyasi vakillaridan tarkib topishi lozim.

Komissiya arxiv xonalarining texnik jihozlanishi toʻgʻriligini va ulardagi harorat-namlik holatini tekshiradi hamda shu asosda dalolatnoma tuzadi. Dalolatnoma bank rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Arxiv xonalari holatini bundan keyingi tekshirishlar arxiv mudirining talabiga koʻra, 5 yilda kamida bir marta oʻtkaziladi.

4.10. Arxiv xonalariga elektr simlari yopiq holda yotqiziladi; elektr simlarini gaz quvurlari orqali oʻtkazishga ruxsat beriladi. Yoritish yopiq turdagi (yarim germitik va b.) yoritgichlar bilan amalga oshiriladi. Yoritgichlar, elektr shitlari yopiq holda ishlaydigan boʻlishi kerak. Taqsimlovchi elektr shitlar, saqlagichlar, rozetkalar va oʻchirgichlar arxiv xonasidan tashqarida oʻrnatiladi.

Xodimlarni himoya qilish maqsadida barcha elektr qurilmalari yerga ulanadigan himoya konturiga birlashtiriladi.

4.11. Arxiv xonalari yongʻin xavfi boʻyicha “V” toifasiga kiradi. Arxiv xonasi ikkinchi darajadan past boʻlmagan oʻtga chidamli binolarga joylashtirilishi lozim.

4.12. Arxivlarda yongʻinga qarshi asosiy vosita karbonat kislotali (OU-3, OU-5, OU-25 va b.) va kukunli (OP-5, OP-6 va b.) oʻt oʻchirgichlar hisoblanadi, ular har 50 kv. metr maydonga kamida bittadan, ammo har bir alohida xonaga kamida ikkitadan oʻrnatiladi.

4.13. Ombor va hujjatlar bilan ishlash xonalari yongʻindan ogoh etuvchi qurilmalar (DIP-3, DIP-5, DIP-10, 0SD-5 va b.) bilan jihozlanishi lozim.

4.14. Arxivning hammaga koʻrinadigan joyidagi devorda yongʻindan muhofazalash chora-tadbirlari toʻgʻrisidagi yoʻriqnoma, yongʻin sodir boʻlgan holda oʻt uchiruvchilar qismining roʻyxati, hujjatlar hamda mulklarni olib chiqib ketish rejasi osib qoʻyilishi lozim. Oʻt oʻchiruvchilar qismiga arxivning hamma xodimlari kiradi, ularga vaqti-vaqti bilan, ammo uch oyda kamida bir marta yongʻinga qarshi xavfsizlik chora-tadbirlari va yongʻin vaqtidagi amaliy harakatlar boʻyicha mashgʻulotlar oʻtkaziladi.

Yongʻin sodir boʻlgani holda barcha xodimlar oʻz zimmalariga oldindan taqsimlangan majburiyatlarni bajarib, yongʻinni uchirishda (faol ishtirok etadilar.

Arxiv xonalarida:

chekish;

elektr isitish qurilmalaridan foydalanish;

oziq-ovqat mahsulotlari, tez alangalanuvchi moddalar va portlovchi narsalarni saqlash taqiqlanadi.

4.15. Havosi almashtirilmaydigan tartibda ishlaydigan arxiv xonalarida saqlash rejimini yaxshilash maqsadida xonalarni shamollatib turish, havoni namlashning qoʻshimcha manbalari yoki xonani quritishning qoʻshimcha qurilmalari va boshqalarni oʻrnatish tavsiya etiladi.

Hujjatlarni saqlashning harorat-namlik rejimi ± 14±20° S saqlash haroratiga mos kelishi, havo namligi esa 50-60%ni tashkil etishi lozim.

4.16. Hujjatlarni saqlashning harorat-namlik tartibi havo harorati, namliga koʻrsatkichlarini haftada ikki marta ayni bir vaqtda oʻlchash yoʻli bilan nazorat qilinadi.

4.17. Nazorat oʻlchov qurilmalari isitish va havoni almashtirish tizimlaridan uzoqroqda, javonlarning asosiy yoʻlakchalariga oʻrnatiladi.

4.18. Hujjatlarni saqlash uchun ishlatiladigan yopiq javonlar va seyflar haftada kamida bir marta shamollatiladi.

4.19. Arxiv omborlari tabiiy va sunʼiy ravishda yoritilishi mumkin. Hujjatlarni toʻgʻri tushadigan quyosh nuri bilan yoritishga ruxsat etilmaydi.

4.20. Arxiv xonalari ozoda saqlanishi, unda motor, hasharotlar, kemiruvchilarning paydo boʻlishi va changlarning toʻplanib qolmasligi lozim.

4.21. Hujjatlarni changdan himoya qilish:

arxiv ombori xonalarining eng yuqori germetikligini taʼminlash, ularni chang hamda zaharli gazsimon aralashmalardan havoni tozalovchi qurilmalar bilan jihozlash;

arxiv ombori xonalarini va hujjat qoʻyilgan javonlarni har yili kamida bir marta elektr chang yutgich vositasida yoki formalin aralashmasi bilan namlangan momiq (doka)li tamponlar bilan changdan tozalash;

arxiv xonalarini doimo hoʻl latta bilan artib turish: oyda kamida bir marta pollarni, plintus va deraza tokchalarini tegishli kimyoviy vositali suvli aralashma bilan artib turish;

arxiv xonalarini vaqti-vaqti bilan shamollatish. Shamollatishning maqsadga muvofiqligi ichki va tashqi havoning mutloq namligi hisobga olingan holda amalga oshirilishi lozim.

4.22. Arxiv xonalarida sanitariya-gigiyena ishlari (changdan tozalash, yigʻmajildlarni koʻchirish va hokazolar)ni bajarish uchun bank arxivi ish rejasida (har oyda kamida bir marta) tozalik kunlarini oʻtkazish nazarda tutiladi.

4.23. Arxiv xonalari belgilangan tartibdagi koʻchmas javonlar bilan jihozlanishi lozim. Arxiv xonalariga taxta javonlar, agar ular oʻtga chidamli moddalar bilan qayta ishlangan boʻlsagina joylashtiriladi. Javonlar, shuningdek, alohida formatdagi hujjatlar (gazetalar, chizmalar, rejalar va shu kabilar) uchun moʻljallangan javonlarning tuzilishi va oʻlchamlari ushbu hujjatlarning oʻlchamlariga muvofiq belgilanadi.

4.24. Maxfiy, alohida qimmatga ega boʻlgan hujjatlar va arxivning hisob yuritishga doir hujjatlarini saqlash uchun seyflar yoki metall javonlardan foydalaniladi.

Arxiv omboridagi yoki ish xonasidagi hujjatlarga tegishli maʼlumotlar kartotekalarini joylashtirish uchun kartoteka javonlari oʻrnatiladi.

4.25. Arxiv xonalari shunday joylashtirilishi kerakki, arxiv xodimlarining ish joylari maqsadga muvofiq holda oqilona tashkil etilishi va ularning unumli mehnati uchun zarur shart-sharoitlar yaratilishi lozim.

4.26. Favqulodda hodisalar roʻy berganida (yongʻin, suv bosish sodir boʻlganda, arxivga begona shaxs yovuz niyat bilan kirganda va boshqa hollarda) hujjatlarni saqlab qolish hamda muhofazalash chora-tadbirlari koʻriladi. Yuz bergan hodisa toʻgʻrisida tegishli organlar (yongʻindan muhofaza qilish, militsiya, texnik nazorat va boshqalar) vakillari ishtirokida dalolatnoma tuziladi.

4.27. Favqulodda yuz bergan hodisaning kelib chiqish sabablarini va hujjatlarning jismoniy holatini aniqlash hamda ularning mavjudligini tekshirish uchun bank rahbari tomonidan komissiya tayinlanadi. Komissiya ishining natijalari dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.

4.28. Favqulodda hodisa yuz berganda arxiv hujjatlarni boshqa joyga koʻchirish va xavfsiz joylarga olish boʻyicha chora-tadbirlar rejasini ishlab chiqadi, unda quyidagilar nazarda tutilgan boʻlishi kerak:

hujjatlarni koʻchirish va xavfsiz joylarga olish tartibi hamda joyi;

1-, 2-, 3-navbatda koʻchiriladigan va xavfsiz joylarga olinadigan hujjatlarning roʻyxati va soni;

hujjatlarni koʻchirish va xavfsiz joylarga olish uchun masʼul boʻlgan xodimlarning roʻyxati;

koʻchirilgan va xavfsiz joylarga olingan hujjatlarni muhofazalash chora-tadbirlari.

Favqulodda hodisa sodir boʻlib qolsa, hujjatlarni koʻchirish va xavfsiz joylarga olish rejasi tegishli xizmat koʻrsatuvchi boʻlimlar bilan oldindan kelishilgan va bank rahbari tasdiqlagan boʻlishi kerak.

Hujjatlarni koʻchirish va xavfsiz joylarga olish rejasi bilan arxivning barcha xodimlari tanishib chiqqan boʻlishlari lozim.

4.29. Arxiv xonalariga yigʻmajildlar oqilona tarzda joylashtirilishi va bunda quyidagilar hisobga olinishi lozim:

bank hujjatlarini saqlash uchun zarur boʻlgan qulay shart-sharoitlarni yaratish;

yigʻmajildlarning yillik harakati (yigʻmajildlarni qabul qilish va topshirish);

hujjatlardan tezkorlik bilan foydalana olish uchun sharoit yaratish.

4.30. Bank arxiviga kelib tushgan barcha hujjatlar har bir tarkibiy boʻlim hujjatlari bir joyda jamlangan va har yili kelib tushish tartibi boʻyicha joylashtirilgan holda arxiv xonalaridagi javonlarda saqlanadi.

4.31. Doimiy saqlanadigan hujjatlar vaqtincha saqlanadigan hamda shaxsiy tarkibga oid hujjatlardan alohida joyda joylashtiriladi.

4.32. Tugatilgan banklarning hujjatlari alohida saqlanadi.

4.33. Doimiy saqlanadigan hujjatlar karton qutilar, papkalar yoki hujjatlarga ziyoni tegmaydigan materiallardan tayyorlangan konteynyerlarda saqlanadi, vaqtincha saqlanadigan hujjatlar esa bogʻlangan holda saqlanadi.

Qutilarga va bogʻlamlarga tarkibiy boʻlimning nomi, fond va roʻyxatning raqami, mazkur qutichaga (bogʻlamga) kiritilgan yigʻmajildlarning yili (yillari) va birinchi hamda oxirgi yigʻmajildning tartib raqami koʻrsatilgan yorliq yopishtiriladi. Qutilar (bogʻlamlar) har bir fond va roʻyxat doirasida tartib raqamlari bilan raqamlanadi.

4.34. Quti (yoki bogʻlam)lardagi yigʻmajildlar javonlarga yotiq yoki tik holda joylashtirilishi mumkin. Yigʻmajildlarni joylashtirish tartibi ularni saqlash sharoitlariga qarab belgilanadi.

Quti va bogʻlamlar javonlarning tokchalaridan chiqib turmasligi kerak. Hujjatlarni yuk idishlarida saqlash, ularni polga, deraza tokchalari, zinapoya maydonchalari va boshqa ushbu maqsad uchun moʻljallanmagan joylarga taxlab qoʻyishga ruxsat etilmaydi.

4.35. Arxiv xonalaridan yigʻmajildlar bank rahbarining yozma ruxsatiga koʻra tarkibiy boʻlimlar xodimlari foydalanishi uchun, shuningdek, sud va tergov organlarining yozma talabnomalariga asosan vaqtincha foydalanish uchun ularga berilishi mumkin. Hujjatlar bilan ishlash arxivning ish xonasida arxiv xodimi kuzatuvi ostida amalga oshiriladi.

Arxiv hujjatlarini kirib koʻrish foydalanuvchiga ilmiy-maʼlumotnoma apparatini, shuningdek tegishli arxiv hujjatlarini yoki ularning koʻchirma nusxalarini taqdim etish orqali taʼminlanadi.

4.36. Yigʻmajildlarni arxiv xonasidan berish, shuningdek, arxiv maʼlumotlari, hujjatlar nusxalari va koʻchirmalarini berish va rasmiylashtirish daftarlarda (4-ilova) qayd etiladi.

Arxiv xonasidan yigʻmajildlarni berish quyidagi hujjatlar bilan rasmiylashtiriladi:

bankning tarkibiy boʻlimlariga yigʻmajildlarni vaqtincha foydalanish uchun berish — buyurtmanoma (talabnoma)lar bilan;

boshqa tashkilotlarga vaqtincha foydalanish uchun — dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.

4.37. Yigʻmajildlarni boshqa tashkilotlarga vaqtincha foydalanish uchun berish (bankning umumiy blankasida) ikki nusxada tuziladigan dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi, dalolatnomaning bir nusxasi arxivda qoladi, ikkinchisi esa yigʻmajildni oluvchiga beriladi.

Dalolatnomaga yigʻmajildni beruvchi bank rahbari va uni oluvchi tashkilot rahbari imzo chekadi; imzolar shu tashkilotlarning muhrlari bilan muhrlanadi.

4.38. Yigʻmajildlarni taʼmirlash, tiklash, muqovalash, nusxa koʻchirish uchun yuborish buyurtmanoma bilan rasmiylashtiriladi.

4.39. Foydalanilgandan keyin arxivga qaytarilgan yigʻmajildlarning butlik holati ushbu hujjatlarni qaytarib topshirayotgan shaxs ishtirokida tekshirilishi zarur. Yigʻmajildlarning yetishmasligi yoki undagi ayrim varaqlar yoʻqligi aniqlansa, shuningdek, yigʻmajild va hujjatlar shikastlangan boʻlsa, ikki nusxada dalolatnoma tuziladi. Ulardan biri aybdorlarni aniqlash va javobgarlikka tortish uchun hujjatdan foydalangan tashkilot rahbariga yoki tashkilotni javobgarlikka tortish uchun tegishli idoralarga yuboriladi, ikkinchisi esa arxivda qoladi.

4.40. Yigʻmajildlarning mavjudligi va butligini tekshirishga doir asosiy vazifalar quyidagilardan iborat.

roʻyxatda turadigan yigʻmajildlarning amalda mavjudligini aniqlash;

vaqtincha ishlatilmaydigan, profilaktik qayta ishlash va qayta tiklash talab qilinadigan yigʻmajildlarni aniqlash.

4.41. Yigʻmajildlarning mavjudligi va butlik holatini tekshirish arxivning doimiy rejali ishi hisoblanadi.

Doimiy saqlanadigan yigʻmajildlarning mavjudligi va butlik holatini tekshirish 5 yilda kamida bir marta, ularni davlat arxiviga topshirish oldidan esa, majburiy tartibda oʻtkaziladi.

Shaxsiy tarkibga tegishli va doimiy saqlanadigan hujjatlarning mavjudligi va butlik holatini tekshirish har 10 yilda kamida bir marta oʻtkaziladi.

Arxivdagi yigʻmajildlarning mavjudligi va butlik holati quyidagi hollarda bir vaqtda tekshiriladi:

yigʻmajildlar boshqa xonaga koʻchirilgandan keyin;

yigʻmajildlarni boshqa xonaga koʻchirish (koʻchirib olib chiqish)ga sabab boʻlgan favqulodda hodisadan yoki begona shaxslarning arxiv xonasiga ruxsatsiz kirganlaridan keyin;

arxiv mudiri yoki arxiv uchun masʼul boʻlgan shaxs olish-topshirish dalolatnomasiga asosan topshirganda;

bank qayta tashkil etilganda va u tugatilganda.

Yigʻmajildlarning mavjudligi va butlik holatini tekshirish arxiv xodimlari yoki bank rahbari buyrugʻi bilan maxsus tayinlangan komissiya tomonidan oʻtkaziladi.

Har bir tekshirish natijasi har bir fond boʻyicha alohida dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi. Bank rahbari tomonidan dalolatnoma tasdiqlangach, hisob yuritish hujjatlariga zarur boʻlgan oʻzgartirishlar kiritiladi.

4.42. Yigʻmajildlarning mavjudlik va butlik holatini tekshirish uchun yigʻmajildlar roʻyxati tavsifiy moddasi bilan yigʻmajild muqovasidagi roʻyxat solishtiriladi.

Yigʻmajildlarning jismoniy holati ularni birma-bir qarab chiqish yoʻli bilan aniqlanadi. Aniqlangan barcha kamchilik va nuqsonlar tekshirish varagʻida, keyin esa tekshirish dalolatnomasida qayd etiladi.

4.43. Fonddagi yigʻmajildlarning mavjudlik va butlik holatini tekshirish varagʻi butun fond hujjatlari tekshirilayotganda tuziladi. Fond katta hajmda va koʻp sonli roʻyxatga ega boʻlsa, har bir roʻyxat uchun alohida tekshirish varagʻi tuzishga ruxsat beriladi. Tekshirish varaqlari har bir fond doirasida tartib raqam bilan raqamlanadi hamda ijrochilar ularga imzo chekadi.

4.44. Yigʻmajildlarning mavjudlik va butlik holati har bir roʻyxat boʻyicha tekshirilgach, roʻyxat oxiriga tasdiqlovchi ustxatidan keyin “Tekshirildi” deb yoziladi va tekshirish sanasi qoʻyiladi; bu yozuvlarni tekshirish oʻtkazgan xodimlar lavozimlarini koʻrsatgan holda imzolaydilar.

4.45. Roʻyxatda yakuniy xulosada belgilanmagan harfli, takroriy oʻtkazib yuborilgan raqamlar mavjud boʻlsa, yakuniy xulosa qayta tuziladi, tekshirish varagʻiga esa belgi qoʻyiladi va bu haqda keyin umumlashtirilgan holda fond yigʻmajildlarining mavjudlik va butlik holatini tekshirish dalolatnomasida qayd etiladi.

4.46. Tekshirish varaqlaridagi yakuniy xulosalar asosida fonddagi yigʻmajildlarning mavjudlik va butlik holatini tekshirish dalolatnomasi tuziladi. Har bir dalolatnomaga tekshirishni oʻtkazgan xodim imzo chekadi va bank rahbari uni tasdiqlaydi. Dalolatnomalar fond doirasida oʻtkazilgan tekshirishlarning tartib raqamlari boʻyicha raqamlanadi va ular tasdiqlangach, tegishli fond yigʻmajildiga qoʻshiladi. Dalolatnomalarga muvofiq aniqlangan kamchiliklarni bartaraf etish boʻyicha ish olib boriladi.

4.47. Bank arxivi davlat arxivi bilan kelishilgan holda va uning bevosita rahbarligida Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining alohida qimmatga ega boʻlgan hujjatlarini aniqlaydi.

Bunday hujjatlarni aniqlash ishlari quyidagi ketma-ketlikda amalga oshiriladi:

fondlarni aniqlash;

yigʻmajildlarni roʻyxat boʻyicha aniqlash;

ajratib olingan yigʻmajildlarni bevosita koʻrib chiqish.

Koʻrib chiqish uchun ajratib olingan fondlarning roʻyxati majburiy tartibda davlat arxivi bilan kelishiladi. Tarkibida alohida qimmatga ega boʻlgan hujjatlar, mavjud hujjatlar roʻyxati boʻyicha belgilanadi. Alohida qimmatlikka ega yigʻmajildlar 9-ilovadagi shaklga koʻra tuziladi.

Roʻyxat tasdiqlangach, alohida qimmatga ega boʻlgan hujjatlar yigʻmajildlari muqovasining oʻng tomonidagi yuqori burchagiga “AQE” indeksi qoʻyiladi.

4.48. Alohida qimmatga ega yigʻmajildlar arxivdagi boshqa yigʻmajildlardan ajratilib, alohida saqlanadi; ular arxiv xonasining chiqish eshiklari yaqiniga joylashtiriladi va birinchi navbatda olib chiqib ketiladi. Bu hujjatlarni but saqlash uchun eng kulay hamda oqilona shart-sharoitlar yaratilishi va qatʼiy qoʻriqlash hamda yongʻindan saqlash tartibi oʻrnatilishi lozim.

4.49. Oʻzbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondining alohida qimmatga ega boʻlgan hujjatlari uchun banklar ularning sugʻurta nusxalarini tayyorlaydi. Sugʻurta nusxa koʻchirish uchun hujjatlarni tayyorlash ishlarini bank arxivi bajaradi.

4.50. Bank arxivida saqlanayotgan alohida qimmatga ega boʻlgan hujjatlarning sugʻurta nusxalari majmui alohida qimmatga ega hujjatlarning sugʻurta jamgʻarmasini tashkil etadi.

4.51. Alohida qimmatga ega hujjatlarning sugʻurta jamgʻarmasi hujjatning asl nusxasi yoʻqolgan yoki shikastlangan holda qimmatli hujjat maʼlumotlarini saqlab qolish maqsadida tashkil etiladi. Bu fond daxlsiz boʻlib, sugʻurta nusxalar hujjatlarning asl nusxalaridan ajratilgan holda maxsus joyda saqlanishi lozim.

5. ARXIVDAGI HUJJATLAR HISOBINI YuRITISh

5.1. Arxivdagi hujjatlar hisobini yuritish ularning but saqlanishini taʼminlash va mavjudligini nazorat etish vositalaridan biri hisoblanadi.

Arxivda saqlanayotgan barcha hujjatlar, jumladan roʻyxatga olinmagan va mazkur arxiv sohasiga tegishli boʻlmagan hujjatlar, alohida qimmatga ega hujjatlarning sugʻurta nusxalari, foydalaniladigan hujjatlar jamgʻarmasi (agar mavjud boʻlsa), shuningdek, hujjatlar roʻyxatining hisobi yuritilishi lozim.

5.2. Arxiv hujjatlarining hisobini yuritishda ish yuritish va davlat arxivida hujjatlar hisobini yuritishning markazlashtirilgan va umumiy maqbul tamoyillariga rioya qilinadi. Bu tamoyillar hisob yuritishda qabul qilingan yagona birliklar, hisob yuritish shakllari, hujjatlarning tarkibi va mazmuniga doir asosiy maʼlumotlarda aks etadi.

5.3. Arxivdagi hujjatlarning hisobi fondlar (birlashgan fondlar), toʻplamlar, saqlash birliklari (yigʻmajildlar) boʻyicha yuritiladi.

5.4. Arxivda majburiy tartibda hujjatlarning markazlashtirilgan hisobi yuritiladi, arxiv xonalari bir nechta boʻlsa, hujjatlar har bir arxiv xonasi boʻyicha alohida hisobga olinadi.

5.5. Arxivda markazlashtirilgan hisob yuritish boʻyicha hisobga olingan barcha hujjatlar ularning hisobini yuritish uchun masʼul shaxsda, arxiv xonasini hisobga olish hujjatlari esa, bu hujjatlar hisobini yuritish uchun masʼul boʻlgan tegishli shaxslar nazoratida toʻplanishi zarur. Hisob yuritishga doir hujjatlar arxiv xonasi (yoki maxsus ajratilgan xonada)gi seyflar yoki metall javonlarda saqlanadi.

5.6. Arxivda hujjatlar hisobini yuritish asosiy va yordamchi hisob yuritish hujjatlari boʻyicha olib boriladi. Asosiy hisob yuritish hujjatlarini olib borish har bir bank arxivi uchun majburiydir. Yordamchi hisob yuritish hujjatlarini olib borish zaruriyati va turi arxiv tomonidan belgilanadi.

5.7. Arxivning asosiy hisob yuritish hujjatlari quyidagilardan iborat:

arxivga kelib tushgan va undan olingan har bir hujjat hisobini yuritish uchun — kelgan va ketgan hujjatlar hisobini yuritish daftari (4-ilova);

arxiv sugʻurta jamgʻarmasi va foydalanish jamgʻarmasiga kelib tushgan hamda olingan har bir hujjat hisobini yuritish uchun — sugʻurta jamgʻarmasi va foydalanish jamgʻarmasiga kelib tushgan va olingan hujjatlar hisobini yuritish daftari;

fondlar, toʻplamlarni umumiy va alohida roʻyxatga olish hamda ularni raqamlash uchun — fondlar roʻyxati;

fond nomidagi oʻzgarishlarni qayd etish, fond yigʻmajildlari roʻyxati hisobini yuritish va ularni raqamlash, fond tarkibi va hajmidagi oʻzgarishlarni aks ettiradigan hujjatlar hisobini yuritish uchun — fond varagʻi (5-ilova);

yigʻmajildlarning alohida va umumiy hisobini yuritish uchun — hujjatlar roʻyxati (3-, 6-, 7-, 8-ilovalar);

Eslatma. Arxivda 10 yilgacha saqlanadigan hujjatlar hisobini yigʻmajildlar nomenklaturasi boʻyicha yuritish mumkin.

alohida qimmatga ega yigʻmajildlarning alohida va umumiy hisobini yuritish uchun — alohida qimmatga ega hujjatlar roʻyxati (9-ilova).

5.8. Arxivlarda saqlanayotgan Milliy arxiv fondi hujjatlari arxiv fondi varaqchasi shaklida hisobga olinadi (10-ilova).

5.9. Kelgan va ketgan hujjatlar hisobini yuritish daftari (4-ilova) arxivdagi fondlarning oʻzgarishlarini qayd etishga moʻljallangandir. Kelib tushgan yoki ketgan har bir yigʻmajildga mustaqil tartib raqami qoʻyiladi. Agar kelib tushgan yigʻmajildlar bir nechta fond hujjatlaridan tarkib topgan boʻlsa, har bir fondga tegishli maʼlumotlar (fondning nomi, raqami va shu kabi)lar yangi qatordan shu tartib raqamidan keyin yoziladi. Bitta fond saqlanayotgan arxivdagi kelgan va ketgan hujjatlar hisobi fond varagʻi boʻyicha yuritiladi.

Eslatma: Murakkab tarkibiy tuzilishga ega boʻlgan bank arxivi kelgan va ketgan hujjatlar hisobini yuritish daftarida har bir tarkibiy boʻlinmaga kelib tushgan va undan olingan hujjatlar hisobini alohida mustaqil ravishda yuritishi mumkin.

Agar fond hujjatlari arxivga birinchi marta kelib tushayotgan boʻlsa, kelib tushgan va undan olingan hujjatlar hisobini yuritish daftariga fondlar roʻyxati boʻyicha raqam berilganidan soʻng fond raqami qoʻyiladi. Agar kelib tushgan hujjatlar arxivda mavjud boʻlgan fond hujjatlari tarkibiy qismi hisoblansa, roʻyxat daftarining tegishli qatorida ilgari ushbu fondga qoʻyilgan raqam koʻrsatiladi. Agar roʻyxatda boʻlmagan hujjatlar kelib tushsa yoki ular olib ketilsa, roʻyxatga olish daftarining 6-qatorida “Roʻyxatga olinmagan” degan belgi qoʻyiladi, hujjatlar hajmi toʻgʻrisidagi maʼlumotlar esa roʻyxatga olish daftarining 13-14-qatorida beriladi. Kelib tushgan va undan olingan hujjatlarni roʻyxatga olish daftarida bir yil davomida kelib tushgan va undan olib ketilgan hujjatlar (yigʻmajildlar) soni hisoblanadi.

5.10. Ikki va undan ortiq fond hujjatlari saqlanayotgan arxivlarda fondlar roʻyxati tuziladi. Fond (birlashgan fond), toʻplamlardagi hujjatlar arxivga ilk bor kelib tushganda fondlar roʻyxatiga yoziladi. Arxiv fondiga yangi kelib tushgan hujjatlarga, kelib tushish tartibiga qarab fondlar roʻyxati boʻyicha navbatdagi raqam beriladi. Davlat arxiviga saqlash uchun topshirilayotgan fond raqamidan keyin qiya chiziqcha qoʻyilib, fondning bir qismi davlat arxiviga ilk bor topshirilganida unga berilgan tegishli raqam qoʻyiladi.

Agar fond alohida qimmatga ega boʻlgan hujjatlardan iborat boʻlsa, uning raqamiga qoʻshimcha “AQE” indeksi qoʻyiladi.

Fond boshqa arxivga topshirilgan, birlashgan fond tarkibiga qoʻshilgan yoki uning barcha hujjatlari olib ketilgan boʻlsa, boʻshab qolgan raqam boshqa fondga berilmaydi. Fond roʻyxatining 4-5 ustunlarida (“olinganligi toʻgʻrisidagi belgi”) fond borib tushgan arxivning nomi, shuningdek, fond olib ketilishiga asos boʻlgan hujjatning nomi, raqami, sanasi koʻrsatiladi.

Fond nomi roʻyxatga roʻyxat varagʻidan koʻchirib yoziladi.

Agar fond tashkil etuvchining nomi oʻzgarsa, fondlar roʻyxatida: faoliyat yuritayotgan banklar uchun — ularning fondga kirish vaqtidagi nomlari, tugatilgan banklar uchun — ularning soʻnggi nomlari koʻrsatiladi. Barcha ilgarigi va keyingi nomlar fond varagʻi va fond kartotekasida keltiriladi. Qoʻshilgan fondlar — birlashgan fond degan umumiy nom ostida yoziladi.

Fond nomlari oʻrtasida boʻsh qator qoldiriladi. Fondlar roʻyxati boʻyicha har yilning 1-yanvar holatiga koʻra yakuniy xulosa tuziladi, unda saqlanayotgan fondlar soni, alohida qimmatga ega boʻlgan hujjatlardan tarkib topgan fondlar soni va fondlar roʻyxatidagi boʻsh raqamlar (agar ular mavjud boʻlsa) koʻrsatiladi.

5.11. Hujjatlar roʻyxati bir vaqtda bir qancha vazifalarni bajarish bilan birga, ayni vaqtda doimiy, vaqtincha saqlanadigan hamda shaxsiy tarkibga oid yigʻmajildlarni alohida va umumiy roʻyxatga olish uchun dastlabki hisob yuritish hujjati boʻlib ham hisoblanadi. Alohida hisobga olishda har bir yigʻmajildga (saqlash birligiga) mustaqil raqam qoʻyiladi:. Roʻyxatlarga yakuniy xulosa tuzish orqali yigʻmajildlarning umumiy hisobini yuritishga erishiladi (3.43-bandga qarang).

Yigʻmajildlarning olinishi, kelib tushishi, ularni qoʻshish yoki qayta tayyorlash bilan bogʻliq boʻlgan roʻyxatdagi yigʻmajildlar hajmining tegishli hujjatlar asosida har bir oʻzgarishi roʻyxatning yakuniy xulosalarida aks ettiriladi.

Agar roʻyxat bir necha jild (qism)dan iborat boʻlsa, oxirgi jild (qism)da barcha roʻyxatlar (barcha jildlar, qismlar) uchun umumiy yakuniy xulosa tuziladi.

5.12. Tarkibiy boʻlimlar hujjatlari roʻyxati bank hujjatlarining yigʻma roʻyxatining tegishli yillik boʻlimi tuzilguncha hisob yuritish hujjati hisoblanadi va ushbu yillar hujjatlari davlat arxiviga topshirilguncha fond yigʻmajildida saqlanadi.

5.13 Har bir tugatilgan fond varagʻi boʻyicha umumiy tartibda roʻyxat raqami qoʻyiladi. Doimiy saqlanadigan hujjatlarning tugatilgan roʻyxatlariga oddiy tartib raqami qoʻyiladi. Agar fond hujjatlari davlat arxiviga saqlash uchun topshirilgan boʻlsa, tugallangan roʻyxat raqami ushbu arxiv bilan kelishiladi.

Shaxsiy tarkibga doir tugatilgan roʻyxatlar raqamlariga “sht” indeksi va vaqtincha saqlanadigan tugatilgan roʻyxatlar raqamlariga “v” indeksi qoʻyiladi.

Tarkibiy boʻlim roʻyxatining tartib raqami tarkibiy boʻlim raqamiga “tb” (tarkibiy boʻlim) indeksini qoʻshib, chiziqcha qoʻygandan keyin roʻyxatga kiritilgan yigʻmajild tarkib topgan kalendar yilning soʻnggi ikki raqamidan hosil boʻladi.

Masalan: 1tb-91; 4tb-93

Biror tugatilgan roʻyxat boʻyicha saqlanayotgan barcha yigʻmajildlar hisobdan chiqarilganda uning raqami boshqa roʻyxatga qoʻyilmaydi.

5.14. Vaqtincha saqlanadigan yigʻmajildlarni alohida roʻyxatga olish hisobini yuritish hujjati, odatga koʻra, roʻyxat oʻrnini bosuvchi va yakuniy xulosa yoziladigan bank yigʻmajildlari jamlanma nomenklaturasi hisoblanadi. Nomenklaturaga “Vn” indeksidan keyin chiziqcha qoʻyilib, yigʻmajild nomenklaturasi tuzilgan kalendar yilning oxirgi ikki raqamini qoʻshish orqali tarkib topgan raqam qoʻyiladi.

Masalan, Vn-91; Vn-93

5.15. Roʻyxatlar va ularning oʻrnini bosuvchi yigʻmajildlar nomenklaturasi har bir fond boʻyicha alohida saqlanadi; fond doirasida doimiy va vaqtincha saqlanadigan hamda shaxsiy tarkibga doir hujjatlar roʻyxatlari alohida-alohida, keyin esa roʻyxatlar raqamlari boʻyicha joylashtiriladi.

5.16. Fond varagʻi (5-ilova) fondga hujjat ilk bor kelib tushgan vaqtdan boshlab yuritiladi.

Fond varagʻi quyidagi asosiy talablarga rioya etgan holda toʻldiriladi:

agar fond alohida qimmatga ega (AQE) hujjatlardan tarkib topsa, uning nomeriga “AQE” indeksi qoʻshiladi;

“Fond joylashgan joy” degan ustunda fond saqlanayotgan arxiv joylashgan bank nomi koʻrsatiladi;

“Fond dastlab kelib tushgan sana” ustunida mazkur arxivga fond yigʻmajildlari birinchi marta kelib tushgan sana koʻrsatiladi; birlashgan arxiv fondlari va toʻplamlar uchun esa — ular arxivga ilk bor kelib tushgan sana yoki arxiv tarkibida tashkil etilgan sana koʻrsatiladi;

“Fond har bir nomining chekka sanalari” ustunida bankning har bir nom ostida faoliyat yuritgan boshlangʻich va oxirgi sanalari, fondda ushbu davrga doir hujjatlar bor-yoʻqligidan qatʼi nazar, koʻrsatiladi.

Bu ustun quyidagicha toʻldiriladi:

faoliyat obyekti yoki bank tasarrufi boʻyicha tashkil etilgan birlashgan arxiv fondi uchun ushbu bazada tashkil etilgan fond obyekti yoki rahbar organning soʻnggi sanasi koʻrsatiladi;

uzluksiz ravishda oʻrin almashgan bank hujjatlaridan tarkib topgan birlashgan arxiv fondi uchun ulardan birining birinchi tashkil etilgan sanasi va oxirgisining tugatilgan sanasi koʻrsatiladi. Agar tashkilot faoliyat yuritayotgan boʻlsa, soʻnggi sana qoʻyilmaydi.

“Fond nomi” ustunida fondni tashkil etgan banklar va ular tasarrufidagi muassasalar nomlari, ularning vujudga kelgan vaqtidan boshlab ushbu davrda hujjatlari bor-yoʻqligidan qatʼi nazar, sanab oʻtiladi.

Birlashgan arxiv fondlari uchun ajratilgan ustunda fondning umumiy nomi koʻrsatiladi, keyin esa, ular mavjud boʻlgan butun davr mobaynida hujjatlar birlashgan fond tarkibiga kirgan fond tashkil etuvchi barcha banklarning nomlari sanab oʻtiladi.

Fond tashkil etgan bank va ular tasarrufidagi muassasalar nomidagi barcha keyingi oʻzgarishlar fond varagʻiga fond hujjatlarining arxivga kelib tushishiga qarab yozib boriladi.

6. ARXIV HUJJATLARINI DAVLAT ARXIVI OMBORIGA TOPShIRISh TARTIBI

6.1. Bank arxivlaridagi doimiy hujjatlar ular uchun belgilangan saqlash muddatlari tugagach, doimiy saqlash uchun davlat arxiviga topshiriladi.

6.2. Hujjatlarni bank arxivlarida saqlash muddatlari roʻyxati Oʻzbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi huzuridagi “Oʻzarxiv” agentligi bilan kelishiladi.

6.3. Hujjatlarni but saqlash uchun zarur shart-sharoitlar yetarli boʻlmaganda, saqlash muddatlari tugamagan hujjatlarni davlat arxivi bilan kelishgan holda, ularni davlat arxiviga topshirish mumkin. Tugatilgan banklarning hujjatlari agar bank toʻliq, tugatilgan boʻlsagina, hujjatlar davlat arxiviga muddatidan oldin topshiriladi.

6.4. Bank arxividagi hujjatlarni davlat arxiviga topshirishni tegishli arxiv idoralari belgilaydi.

6.5. Bank arxividan davlat arxiviga hujjatlarni topshirish, odatda har yili banklar va tegishli arxiv muassasasi rahbarlari tasdiqlagan jadvalga muvofiq amalga oshiriladi. Har yili uncha katta boʻlmagan hajmda doimiy saqlanadigan hujjatlar (200 tagacha yigʻmajild) toʻplanadigan banklarga oʻz hujjatlarini uch-besh yilda bir marta topshirishga ruxsat beriladi.

Alohida qimmatga ega boʻlgan hujjatlar davlat arxiviga alohida roʻyxatga koʻra zarur ilmiy maʼlumotlari, sugʻurta nusxalari va ularning texnik holati toʻgʻrisidagi hujjatlar bilan birga topshiriladi.

6.6. Hujjatlar davlat arxiviga belgilangan tartibda tasdiqlangan roʻyxat boʻyicha topshiriladi. Davlat arxiviga hujjatlarni qabul qilish ikki nusxada tuziladigan qabul qilish-topshirish dalolatnomasiga (11-ilova) asosan amalga oshiriladi.

6.7. Hujjatlarni banklarda davlat arxiviga topshirishdan oldin davlat arxivi vakili bankda hujjatlarning jismoniy va sanitariya-gigiyena holatini tekshiradi. Kamchiliklar aniqlansa, davlat arxivi xodimi tomonidan 11-ilovadagi shakl boʻyicha dalolatnoma tuziladi; aniqlangan kamchiliklar bank tomonidan bartaraf etiladi.

6.8. Hujjatlar davlat arxiviga topshirilayotganda ekspert-tekshirish komissiyasi roʻyxatni tasdiqlaganidan keyin davlat arxiviga beriladigan nazorat nusxasidan tashqari, roʻyxatning yana ikki nusxasi topshiriladi. Yigʻmajildlar roʻyxat boʻyicha alohida-alohida topshiriladi, alohida qimmatga ega boʻlgan yigʻmajildlardagi varaqlar soni tekshirib topshiriladi. Roʻyxatning ikkinchi nusxasi dalolatnoma nusxasi bilan birga bankda qoldiriladi.

6.9. Hujjatlar davlat arxiviga birinchi marta topshirilayotganda, bank toʻgʻrisida tarixiy maʼlumotnoma taqdim etiladi. Ushbu bank hujjatlari davlat arxiviga keyingi safar topshirilayotganda bank nomi, vazifalari, tarkibiy tuzilishi va uning tasarrufidagi hamda davlat arxiviga topshirgan hujjatlari tarkibidagi oʻzgarishlar toʻgʻrisida tarixiy maʼlumotnomaga qoʻshimchalar kiritiladi.

Mazkur Qoida kuchga kirishi bilan Markaziy bankning 1995-yil 26-iyuldagi 147-sonli “Oʻzbekiston Respublikasi banklari muassasalarida arxiv ishini yuritish qoida”lari oʻz kuchini yoʻqotadi.

Markaziy bank Raisi oʻrinbosari M.R. JUMAGALDIYEV

Davlat arxivi direktori I.A. ABDULLAYEV

1-ILOVA

__ SONLI YIGʻMAJILD TASDIQLOVChI VARAGʻI

2-ILOVA

__SONLI YIGʻMAJILD HUJJATLARINING

IChKI ROʻYXATI

3-ILOVA

3-ILOVANING DAVOMI

4-ILOVA

Kelib tushgan va joʻnatilgan hujjatlar hisobini yuritish

DAFTARI

Tom ___________

Boshlangan ___________

Tugallangan ___________

Saqlash muddati ___________

4-ILOVANING DAVOMI

5-ILOVA

____ SONLI FOND VARAQASI

1. ROʻYXATGA OLINMAGAN HUJJATLAR HISOBINI YuRITISh

2. ROʻYXATGA OLINGAN HUJJATLAR HISOBINI YuRITISh

5a-ILOVA

HUJJATLAR ROʻYXATI MUQOVASI

6-ILOVA

7-ILOVA

8-ILOVA

9-ILOVA

__ FOND

QIMMATLI YIGʻMAJILDLAR ROʻYXATI

Hujjatlarni saqlash muddati ___________

9-ILOVANING DAVOMI

10-ILOVA

_____ SONLI FOND VARAQASI

11-ILOVA