Об утверждении нормативных документов по архивному делу (482-сон)

30.10.1999

Постановление

Кабинета Министров Республики Узбекистан

Во исполнение постановления Олий Мажлиса Республики Узбекистан от 15 апреля 1999 г. № 769-I «О введении в действие Закона Республики Узбекистан «Об архивах» Кабинет Министров постановляет:

1. Утвердить:

Положение о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан согласно приложению № 1;

Порядок государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан согласно приложению № 2;

Типовое положение о ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан согласно приложению № 4.

2. Совету Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятам областей и г. Ташкента, министерствам и ведомствам, государственным комитетам, корпорациям, концернам, ассоциациям, компаниям привести свои нормативные акты в соответствие с Законом Республики Узбекистан «Об архивах» и нормативными документами по архивному делу, утвержденными настоящим постановлением.

3. Признать утратившими силу:

пункт 1 постановления Совета Министров Узбекской ССР от 31 октября 1988 года № 389 «О схеме управления архивным делом в республике»;

постановление Кабинета Министров Республики Узбекистан от 19 июня 1992 года № 296 «Об утверждении Положения о главном архивном управлении при Кабинете Министров Республики Узбекистан и сети центральных государственных архивов».

4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя премьер-министра Х.С. Кароматова.

Председатель Кабинета Министров И. КАРИМОВ

г. Ташкент,

30 октября 1999 г.,

№ 482

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к постановлению Кабинета Министров от 30 октября 1999 г. № 482

ПОЛОЖЕНИЕ

о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан

1. Настоящее Положение в соответствии с Законом Республики Узбекистан «Об архивном деле» направлено на обеспечение полноты охвата всех архивных документов, имеющихся на территории Узбекистана, сохранение целостности Национального архивного фонда Республики Узбекистан и установление единого порядка регистрации, комплектования, экспертизы, учета, хранения и использования архивных документов в целях удовлетворения социальных, культурных, научных и иных потребностей граждан, общества и государства.

Национальный архивный фонд Республики Узбекистан — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа Узбекистана, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.

Национальный архивный фонд состоит из государственной части и негосударственной части Национального архивного фонда.

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЧАСТЬ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА

2. Государственную часть Национального архивного фонда составляют:

2.1. Архивные документы, образовавшиеся в деятельности государственных юридических лиц, существующих и существовавших на всем протяжении их истории на территории, входящей в состав Республики Узбекистан:

— высших, республиканских, местных органов государственной власти и управления, самоуправления граждан, прокуратур, судов, банков;

— государственных предприятий, учреждений, организаций и объединений промышленности, транспорта, связи, капитального строительства, сельского хозяйства и других отраслей народного хозяйства, науки, народного образования, культуры;

— предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется государственная собственность;

— отечественных государственных предприятий, учреждений, организаций и объединений, находившихся и (или) находящихся за границей;

2.2. Архивные документы профессиональных союзов, политических организаций, творческих и других общественных организаций, объединений, образовавшиеся в их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством Республики Узбекистан, учреждений религиозных культов за период до отделения церкви от государства;

2.3. Архивные документы управлений и штабов всех степеней воинских частей, соединений и объединений, учебных заведений и других учреждений, организаций национальной защиты и безопасности, армии, пограничных и внутренних войск, действующих на территории Республики Узбекистан;

2.4. Архивные документы юридических и физических лиц, поступившие или переданные ими на законном основании в собственность государства, в том числе из-за рубежа;

2.5. Копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, поступившие на законных основаниях в собственность государства из-за рубежа.

3. В состав государственной части Национального архивного фонда входят законодательные акты, управленческая, проектная, конструкторская, специальная документация, а также их записи на других материальных носителях, программы, алгоритмы и машинно-ориентированные (механографические) документы, кинофотофонодокументы, видеофонограммы, научные, литературные, художественные, музыкальные и другие рукописи, рисунки, дневники, мемуары, переписки и иные категории документов, подлежащие хранению в силу своей значимости для граждан, общества и государства, находящиеся в государственной собственности, независимо от того, в чьем владении они находятся.

4. Документы государственных предприятий, учреждений и организаций включаются в состав государственной части Национального архивного фонда Агентством «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан и ее территориальными управлениями по архивному делу в Республике Каракалпакстан, областях и городе Ташкенте, а также подведомственными им государственными архивами в порядке, определяемом Кабинетом Министров. При этом Агентство «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, в том числе с указанием сроков хранения.

5. Постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда осуществляют:

5.1. Государственные архивы Республики Узбекистан — республиканские научно-методические центры по работе с документами соответствующего профиля, а именно: Национальный архив Узбекистана, Национальный архив научно-технической и медицинской документации Узбекистана и Национальный архив кинофотофонодокументов Узбекистана — архивных документов республиканских органов государственной власти и управления, Прокуратуры, судов, Центрального банка Республики Узбекистан и других республиканских банков, предприятий, учреждений, организаций и объединений, а также ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

5.2. Центральные государственные архивы Республики Каракалпакстан и города Ташкента, областные, городские, районные государственные архивы и их филиалы — архивных документов местных органов государственной власти и управления, прокуратур, судов Республики Каракалпакстан, областей, городов, районов, предприятий, учреждений, организаций и объединений, находящихся на их территориях, а также ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

5.3. Архивы министерств и ведомств, осуществляющих постоянное (бессрочное) хранение архивных документов, включенных в состав государственной части Национального архивного фонда (согласно приложению) — архивных фондов и архивных документов соответствующего профиля;

5.4. Государственные музеи и библиотеки — архивных документов юридических и физических лиц, поступающих в собственность государства на законном основании, а также ранее принятых на государственное хранение архивных фондов и архивных документов.

6. Национальные архивы Узбекистана создаются Президентом Республики Узбекистан, центральные государственные архивы — Кабинетом Министров Республики Узбекистан и Советом Министров Республики Каракалпакстан.

Областные, городские, районные государственные архивы и их филиалы создаются решением Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимов областей и города Ташкента, соответственно.

7. Положения о территориальных управлениях архивного дела Республики Каракалпакстан, областей и города Ташкента утверждаются директором Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан по согласованию с председателем Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимами областей и города Ташкента. Положения о национальных архивах Узбекистана утверждаются директором Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции.

Положения о Центральном государственном архиве Республики Каракалпакстан, Центральном государственном архиве города Ташкента, областных, городских, районных государственных архивах и их филиалах, а также о государственных архивах документов личного состава разрабатываются на основании типового положения, утверждаемого Агентством «Узархив» при Министерстве юстиции, и утверждаются территориальными управлениями архивного дела Республики Каракалпакстан, областей и города Ташкента по согласованию с соответствующими органами исполнительной власти на местах.

Положения об архивах министерств и ведомств, осуществляющих постоянное (бессрочное) хранение архивных документов, включенных в состав государственной части Национального архивного фонда, разрабатываются на основе типового положения о ведомственных архивах, утверждаемого Кабинетом Министров Республики Узбекистан, и утверждаются их руководителями по согласованию с Агентством «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан.

8. Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда осуществляют органы государственной власти и управления, самоуправления граждан, совместные (с участием государства), государственные предприятия, учреждения, организации и объединения, в создаваемых ими ведомственных, объединенных ведомственных, межведомственных архивах в следующие сроки:

— архивных документов органов государственной власти и управления, органов хозяйственного управления, создаваемых Правительством Республики Узбекистан, прокуратуры, судов, банков Республики Узбекистан, государственных предприятий, учреждений, организаций и объединений республиканского подчинения — в течение 15 лет;

— архивных документов органов государственной власти на местах и соответствующих территориальных подразделений органов государственного управления, прокуратуры, судов, банков Республики Каракалпакстан, областей, городов и районов, государственных предприятий, учреждений, организаций и объединений областного подчинения — в течение 10 лет;

— архивных документов государственных предприятий, учреждений и организаций районного и городского подчинения — в течение 5 лет;

— записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий, судебных дел, похозяйственных книг — в течение 75 лет, если иное не предусмотрено законодательством;

— архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности — в течение 10 лет;

— научной, технологической, конструкторской и патентной документации — в течение 20 лет;

— проектной документации по капитальному строительству — в течение 25 лет;

— телеметрической документации — в течение 5 лет;

— звукозаписей, видеозаписей, кинолент, фотографий, фотографических пленок — не более 3 лет со времени изготовления;

— машиночитаемых документов — в течение 5 лет;

— секретных документов — в течение 30 лет.

Секретные документы с истекшим сроком ведомственного хранения после их рассмотрения с точки зрения рассекречивания передаются на хранение государственного архива в установленном порядке.

Фотоснимки и звукозаписи, входящие в состав управленческой документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения этой документации.

Кино- и фотодокументы, звуко- и видеозаписи, документы на машинных носителях, входящие в состав научно-технической документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения научно-технической документации.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу — о служебных, трудовых и социальных правоотношениях граждан и общества (государства) соответствующими хокимиятами создаются государственные архивы документов по личному составу.

Регистрацию документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан временно хранящихся в ведомственных архивах, осуществляют государственные архивы в соответствии с порядком, утвержденным Кабинетом Министров Республики Узбекистан.

9. Министерства и ведомства, осуществляющие постоянное (бессрочное) хранение архивных документов, включенных в состав государственной части Национального архивного фонда (согласно приложения), регистрируют документы Национального архивного фонда Республики Узбекистан в Агентстве «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан, осуществляют комплектование, учет, хранение и использование архивных документов на основании ведомственных нормативных актов, согласованных с Агентством «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан.

10. Органы государственной власти и управления, прокуратур, судов, банков Республики Узбекистан, Республики Каракалпакстан, областей, городов, районов, самоуправления граждан, государственные, совместные (с участием государства) предприятия, учреждения, организации и объединения обеспечивают комплектование, учет, хранение, отбор и подготовку документов государственной части Национального архивного фонда для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями территориальных управлений архивного дела, Национальных архив Узбекистана и государственных архив Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан; разрабатывают и утверждают по согласованию с территориальными управлениями архивного дела, Национальными архивами Узбекистана и государственными архивами Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан нормативно-методические документы, определяющие работу делопроизводственных служб и ведомственных архивов; несут ответственность за сохранность архивных документов.

11. По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Национального архивного фонда в упорядоченном и обработанном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и вместе с электронными копиями, страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы.

Все расходы, связанные с упорядочением документов и передачей на постоянное хранение, а также изготовлением электронных и страховых копий, транспортировкой документов, выполняются за счет средств органов государственной власти и управления, прокуратур, судов, банков Республики Узбекистан, Республики Каракалпакстан, областей, городов и районов, самоуправления граждан, государственных, совместных (с участием государства) предприятий, учреждений, организаций и объединений, сдающих документы.

После утверждения соответствующим территориальным управлением описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу производится уничтожение документов, срок хранения которых истек, в порядке, установленном Агентством «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан.

12. При реорганизации органов государственной власти и управления, прокуратуры, судов, банков Республики Узбекистан, Республики Каракалпакстан, областей, городов и районов, органов самоуправления граждан, государственных, совместных (с участием государства) предприятий, учреждений и организаций, а также в случае изменения формы их собственности образовавшиеся при осуществлении их деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии, по согласованию с соответствующими государственными архивами, передаются правопреемникам при сохранении государственной собственности на указанные документы.

При ликвидации предприятий, учреждений и организаций их архивные документы передаются в соответствующие государственные архивы в порядке, установленном законодательством.

В целях обеспечения сохранности документов и для решения вопроса о месте их дальнейшего хранения в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители территориальных управлений архивного дела и государственных архивов Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан.

13. Документы государственной части Национального архивного фонда не могут быть объектом разгосударствления, приватизации, купли-продажи или иных сделок.

В случае разгосударствления и приватизации государственных предприятий, учреждений и организаций их архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в государственной собственности и в установленном порядке передаются в государственные архивы.

14. Документы государственной части Национального архивного фонда независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат обязательному государственному учету. Порядок государственного учета этих документов определяется Кабинетом Министров Республики Узбекистан.

Органы государственной власти и управления, прокуратур, судов, банков Республики Узбекистан, Республики Каракалпакстан, областей, городов, районов, самоуправления граждан, государственных, совместных (с участием государства) предприятий, учреждений, организаций и объединений несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан.

15. Документы государственной части Национального архивного фонда хранятся и учитываются в государственных архивах Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан, государственных музеях, библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).

16. Документы государственной части Национального архивного фонда представляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Государственные и ведомственные архивы оказывают следующие виды услуг юридическим и физическим лицам: представление информации о хранящихся архивных фондах и архивных документах, оказание услуг исследователям, работающим в читальных залах архивов, изготовление заверенных в установленном порядке копий и выписок из документов, выдача в установленном порядке справок социально-правового характера, организация выставок и экскурсий, составление тематического перечня документов, представление архивных дел юридическим лицам для временного использования.

Оказание услуг осуществляется на основе письменных запросов юридических и физических лиц и в соответствии с инструкцией по делопроизводству регистрируются в журналах.

Архивные дела и документы представляются только в соответствии с письменным разрешением руководителя архива. Лицам, признанным со стороны суда недееспособными или ограниченно дееспособными, пользоваться архивными документами не разрешается. Подтверждение факта признания лица со стороны суда недееспособными или ограниченно дееспособными осуществляется государственными архивами посредством межведомственных электронных систем. Несовершеннолетние лица допускаются в читальные залы государственных архивов вместе с родителями или иными законными представителями, ответственными за соблюдения порядка.

Архивами также оказываются платные услуги. Порядок предоставления платных услуг утверждается Кабинетом Министров Республики Узбекистан.

Платные услуги оказываются в соответствии с договорами, в которых оговариваются объемы и виды услуг, сроки выполнения и порядок оплаты.

Прейскуранты услуг разрабатываются и утверждаются Агентством «Узархив» при Министерстве юстиции по согласованию в установленном порядке с соответствующими министерствами и ведомствами.

17. Ограничения на доступ к документам государственной части Национального архивного фонда, связанные с сохранением государственной и иной охраняемой законом тайны, а также защитой прав и законных интересов граждан, устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Республики Узбекистан.

Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях учреждения Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы создают фонд пользования указанными документами.

18. Рассекречивание документов государственной части Национального архивного фонда, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Республики Узбекистан, проводится учреждениями Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами совместно со специалистами учреждений — фондообразователей или их правопреемниками.

НЕГОСУДАРСТВЕННАЯ ЧАСТЬ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА

19. Негосударственную часть Национального архивного фонда составляют архивные документы, созданные в результате деятельности негосударственных предприятий, учреждений и организаций, а также личные архивные документы физических лиц, находящиеся:

в общественных объединениях и организациях с момента их регистрации в соответствии с законодательством Республики Узбекистан об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзах, благотворительных и иных фондах, политических партиях и движениях, религиозных объединениях и организациях;

в негосударственных объединениях (компаниях, корпорациях, концернах, ассоциациях, акционерных обществах), предприятиях, учреждениях и организациях промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики, науки, культуры, образования, социальной сферы, средств массовой информации;

у физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, коллекции документов и другие).

20. Отнесение документов к составу негосударственной части Национального архивного фонда Республики Узбекистан или исключение документов из него осуществляется органами и учреждениями Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан совместно с негосударственными юридическими и физическими лицами после экспертизы ценности их документов.

После утверждения решения экспертно-проверочной комиссии об отнесении документов к негосударственной части Национального архивного фонда Республики Узбекистан орган или учреждение Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан, утвердившее указанное решение, оформляет регистрационное свидетельство в соответствии с Порядком государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан.

21. Негосударственные юридические и физические лица, хранящие документы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Узбекистан, представляют сведения о своих архивных фондах и архивных документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан.

При смене владельцев и (или) места хранения документов негосударственной части Национального архивного фонда негосударственные юридические и физические лица информируют органы и учреждения Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.

22. Негосударственные юридические и физические лица, являющиеся собственниками документов, отнесенных к негосударственной части Национального архивного фонда, обеспечивают постоянное хранение этих документов в создаваемых для этих целей архивах или ведомственных архивах, а также в составе личных архивных документов физических лиц.

Документы постоянного срока хранения не подлежат уничтожению. Документы по личному составу (о трудовом стаже, заработной плате, учебе, награждении и др.) не могут быть уничтожены негосударственными юридическими и физическими лицами без согласования с органами и учреждениями Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан.

23. Негосударственные юридические и физические лица могут передать свои документы в собственность государства — на хранение в государственные архивы, музеи и библиотеки. При этом передача оформляется соглашением (договором) с уточнением, в случае необходимости, условий хранения и использования документов.

При ликвидации негосударственных предприятий, учреждений, организаций, объединений или смерти владельца личных архивных документов, при отсутствии правопреемников и законных наследников их документы передаются в собственность государства — на постоянное хранение в государственные архивы.

Органы, осуществляющие государственную регистрацию негосударственных юридических лиц, принимают решение об их исключении из государственного реестра при наличии в дополнение к другим документам, требующимся в соответствии с законодательством, документа, подтверждающего передачу их архивного фонда учреждениям Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан.

24. Негосударственные юридические и физические лица могут передавать на временное, в том числе депозитарное, хранение документы негосударственной части Национального архивного фонда в государственные архивы, музеи и библиотеки.

Порядок и условия передачи документов негосударственной части Национального архивного фонда на временное, в том числе депозитарное, хранение определяются в соглашениях (договорах) между собственниками документов и государственными архивами, музеями и библиотеками.

25. В случае продажи документов негосударственной части Национального архивного фонда государственные архивы имеют преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за месяц до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан с указанием точного времени и места продажи.

26. Органы и учреждения Главного архивного управления Республики Узбекистан по просьбе негосударственных юридических и физических лиц оказывают методическую помощь в комплектовании, учете, хранении и использовании их архивных документов. По договоренности с негосударственными юридическими и физическими лицами учреждения Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан могут оказывать платные услуги по научно-технической обработке документов их архивов, по разработке нормативных документов по делопроизводству, реставрации и переплету дел, использованию архивных документов, а также другое содействие негосударственным архивам.

27. Негосударственные юридические и физические лица, нарушившие требования Положения о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан, несут ответственность в установленном законодательством порядке.

ПРИЛОЖЕНИЕ к Положению о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан

ПЕРЕЧЕНЬ

министерств, ведомств, отраслевых государственных фондов и организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан

Администрация Президента Республики Узбекистан;

Национальная гвардия Республики Узбекистан;

Министерство обороны Республики Узбекистан;

Министерство по чрезвычайным ситуациям Республики Узбекистан;

Министерство внутренних дел Республики Узбекистан;

Министерство иностранных дел Республики Узбекистан;

Министерство инвестиций и внешней торговли Республики Узбекистан;

Государственная служба безопасности Президента Республики Узбекистан;

Служба государственной безопасности Республики Узбекистан;

Агентство оборонной промышленности при Министерстве обороны Республики Узбекистан;

Государственный таможенный комитет Республики Узбекистан;

Государственный геологический фонд Государственного комитета Республики Узбекистан по геологии и минеральным ресурсам;

Центр гидрометеорологической службы Республики Узбекистан;

Отраслевой фонд государственных стандартов Узбекского агентства стандартизации, метрологии и сертификации;

Картографо-геодезический фонд Агентства по кадастру при Государственном налоговом комитете Республики Узбекистан;

Академия наук Республики Узбекистан;

музеи и библиотеки Министерства культуры Республики Узбекистан.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к постановлению Кабинета Министров от 30 октября 1999 г. № 482

ПОРЯДОК

государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Государственная регистрация документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан осуществляется с целью обеспечения контроля за их государственным учетом и сохранностью.

2. Государственной регистрации подлежат все документы, которые в установленном порядке отнесены к Национальному архивному фонду Республики Узбекистан, независимо от места их хранения и формы собственности.

3. Государственную регистрацию документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан осуществляет Агентство «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан (далее — Агентство «Узархив») и уполномоченные им архивные учреждения.

4. Владельцу документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее — владельцу) после проведения государственной регистрации документов выдается Свидетельство государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан единого образца (приложение № 1). Порядок учета, хранения бланков регистрационных свидетельств и отчетности об их использовании устанавливается Агентством «Узархив».

Регистрационное свидетельство может быть оформлено как на отдельный документ, так и на комплекс документов (единицу хранения (дело), коллекцию, фонд, группу фондов, архив и т. п.).

О выдаче регистрационного свидетельства делается запись в Книге государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан (приложение № 2). Порядок ведения указанной книги устанавливается Агентством «Узархив».

5. Основанием для выдачи регистрационного свидетельства являются:

— нахождение документов на государственном учете в Государственном каталоге Национального архивного фонда Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан к моменту введения в действие Закона Республики Узбекистан от 15 апреля 1999 года № 768-I «Об архивах»;

— решение экспертно-проверочной комиссии, созданной согласно законодательству;

— наличие статотчета об организации ведомственного хранения документов на 1 января года регистрации;

— наличие регистрационного свидетельства на документы у бывшего владельца при передаче права собственности на них.

6. Регистрационное свидетельство аннулируется или переоформляется, если:

— владелец зарегистрированных документов передает право собственности на них другому владельцу или по решению суда лишается права собственности на эти документы;

— документы или часть зарегистрированных документов, являющихся собственностью гражданина, по решению экспертно-проверочных комиссий органов и учреждений Агентства «Узархив» исключены из Национального архивного фонда Республики Узбекистан и сняты с государственного учета.

ГОСУДАРСТВЕННАЯ РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ НА ГОСУДАРСТВЕННОМ УЧЕТЕ

7. Государственная регистрация документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан, которые к моменту введения в действие Закона Республики Узбекистан от 15 апреля 1999 года № 768-I «Об архивах» находились на государственном учете и хранились в государственных архивах республики, других государственных хранилищах министерств, ведомств, отраслевых государственных фондов и организаций, которым предоставлено право постоянного хранения архивных документов, осуществляется Агентством «Узархив» на основании данных государственного учета Государственного каталога Национального архивного фонда по каждому архиву. При этом в регистрационном свидетельстве указывается суммарное количество документов, принадлежащих государству.

8. Государственная регистрация архивных документов действующих органов государственной власти и управления, прокуратур, судов Республики Узбекистан, Республики Каракалпакстан, областей, городов, районов, органов самоуправления граждан, предприятий, учреждений и организаций, которые к моменту введения в действие Закона Республики Узбекистан от 15 апреля 1999 года № 768-I «Об архивах» находились на государственном учете, осуществляется органами и учреждениями Агентством «Узархив» на основании установленных учетных данных (статотчетов об организации ведомственного хранения) суммарно по каждому архиву (архивному подразделению), в котором хранятся эти документы.

9. Если на государственном учете к моменту введения в действие Закона Республики Узбекистан от 15 апреля 1999 года № 768-I «Об архивах» находились документы, не принадлежащие государству, регистрационное свидетельство на них выдается владельцу этих документов или его законному представителю независимо от места хранения документов.

10. Регистрационное свидетельство, оформленное на документы, хранящиеся в архивных учреждениях, не переоформляется при изменении количества указанных документов (вследствие ежегодного планомерного поступления документов на хранение, исключения части документов из Национального архивного фонда Республики Узбекистан на основании заключения экспертизы ценности документов, передачи части дел их в другие архивные учреждения и т. п.). Действие регистрационного свидетельства распространяется на все документы, которые хранятся в архивном учреждении и находятся на государственном учете.

ГОСУДАРСТВЕННАЯ РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ВКЛЮЧЕНИЮ В НАЦИОНАЛЬНЫЙ АРХИВНЫЙ ФОНД РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН

11. После утверждения решения экспертно-проверочной комиссии об отнесении документов к Национальному архивному фонду Республики Узбекистан орган или учреждение Агентства «Узархив», утвердившее указанное решение, оформляет на эти документы регистрационное свидетельство. Свидетельство выдается владельцу или его законному представителю вместе с экземпляром утвержденной описи документов постоянного срока хранения.

Органы государственного управления, включенные в перечень министерств и ведомств, осуществляющих постоянное (бессрочное) хранение своих архивных документов, регистрируют документы Национального архивного фонда Республики Узбекистан в Агентстве «Узархив» с одновременным предоставлением карточки фонда для Государственного каталога Национального архивного фонда Агентства «Узархив» и статотчета об организации ведомственного хранения документов на 1 января года регистрации.

12. На документы Национального архивного фонда Республики Узбекистан, поступающие на хранение в государственный архив, музей, библиотеку, которые хранят уже зарегистрированные документы, повторное свидетельство не выдается. В этом случае на них распространяется действие ранее выданного регистрационного свидетельства с момента принятия документов на государственный учет.

ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В РЕГИСТРАЦИОННОЕ СВИДЕТЕЛЬСТВО

13. Владелец документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан должен представлять регистрационное свидетельство в архивное учреждение, оформившее это свидетельство, при:

— передаче права собственности или лишении права собственности на документы;

— изменении места нахождения или условий хранения документов;

— отнесении документов к уникальным документальным памятникам;

— изготовлении копий фонда пользования, установлении ограничений доступа к документам и иных изменений условия использования документов;

— совершенствовании и создании к ним научно-справочного аппарата;

— вывозе копий зарегистрированных документов за границу;

— исключении документов, находящихся в его собственности, из Национального архивного фонда Республики Узбекистан;

— выявлении ошибок в оформлении или повреждении свидетельств, что не позволяет им пользоваться.

14. Регистрационное свидетельство считается недействительным при:

— утрате его;

— дописке, исправлении, ошибке в нем или повреждении его.

15. При обращении владельца архивное учреждение в день обращения, а если необходима проверка или уточнение данных — в трехдневный срок должно внести изменения в регистрационное свидетельство, переоформить или аннулировать его.

При необходимости архивное учреждение вправе требовать от владельца документы, удостоверяющие личность или полномочия представителя, а также другие документы, являющиеся основанием для внесения изменения в регистрационное свидетельство.

16. В случае утраты или непоправимого повреждения регистрационного свидетельства соответствующее архивное учреждение по заявлению владельца или по собственной инициативе выдает повторное свидетельство (дубликат) в соответствии с настоящим Порядком.

17. Споры между архивными учреждениями и владельцами по вопросам государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан рассматриваются Узглавархивом. Решение Агентства «Узархив» по этим вопросам может быть обжаловано в суд.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Порядку государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан

СВИДЕТЕЛЬСТВО

государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к Порядку государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан

КНИГА

государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан

* Если регистрируется отдельный документ.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4 к постановлению Кабинета Министров от 30 октября 1999 г. № 482

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

о ведомственном архиве в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях Республики Узбекистан

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. В целях обеспечения сохранности, учета, а также научного и практического использования документов в соответствии с Законом Республики Узбекистан «Об архивном деле» в органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях* республики образуется ведомственный архив.

* В дальнейшем вместо слов «органах государственной власти и управления, предприятиях, учреждениях и организациях» употребляется слово «организация».

2. Ведомственный архив создается при ведущей (головной) организации в качестве структурного подразделения, которое подчиняется руководству организации или руководителю структурного подразделения, отвечающего за постановку работы с документами, в соответствии с утвержденным положением об организации.

3. В своей работе ведомственный архив руководствуется Конституцией, законами Республики Узбекистан, постановлениями Олий Мажлиса Республики Узбекистан, указами и распоряжениями Президента Республики Узбекистан, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Республики Узбекистан, приказами и указаниями ведущей (головной) и своей организации, правилами и инструкциями Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Узбекистан и настоящим Типовым положением.

4. Заведующий ведомственным архивом (ответственный за архив) и другие штатные работники архива назначаются руководителем организации.

5. Ведомственный архив работает в соответствии с планами, утверждаемыми руководством организации и отчитывается перед ним о своей работе.

6. Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями, утверждаемыми руководителями организации.

7. В соответствии с настоящим Типовым положением организация разрабатывает свое положение о ведомственном архиве, которое утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим органом или учреждением Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан.

СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

8. В состав ведомственного архива входят:

8.1. Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений организации, а также непосредственно подчиненных ему подведомственных организаций, если создание архивов в них практически нецелесообразно;

8.3. Личные фонды деятелей науки, техники, культуры, новаторов производства, работавших в данной организации или в подчиненных ему организациях;

8.4. Печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие документы архива, а также материалы, необходимые для научно-исследовательской, информационно-справочной и другой работы архива;

8.5. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и т. д.).

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

10. Основными задачами ведомственного архива являются: комплектование, учет, хранение, использование и подготовка к передаче документов организации на государственное хранение в соответствующие архивы.

11. В соответствии с возложенными задачами ведомственный архив осуществляет следующие функции:

11.1. Комплектует, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива, документы личного происхождения в соответствии с нормативно-методическими документами, согласованными с органами и учреждениями Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан;

11.2. Фондирует принятые в архив дела и документы;

11.3. Создает и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно-справочным аппаратом к документам, переданным в архив;

11.4. Организует и проводит экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства;

11.5. Подготавливает и передает в архивы документы в сроки, установленные Законом Республики Узбекистан «Об архивном деле» (за исключением ведомственных архивов, которым Кабинетом Министров Республики Узбекистан предоставлено право осуществлять постоянное (бессрочное) хранение архивных документов, включенных в состав государственной части Национального архивного фонда)

11.6. Представляет необходимые документы в органы и учреждения Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан для регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан, организации их государственного учета, а также по утвержденным статистическим формам сведения об организации ведомственного хранения документов в архиве.

Представляет в Государственный каталог сведения о документах Национального архивного фонда, находящихся на хранении в ведомственных архивах, по установленной форме.

11.7. Совместно с делопроизводственной службой контролирует сохранность, правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации, принимает участие в составлении номенклатур дел;

11.8. Участвует в проверке состояния ведомственных архивов и делопроизводства в подведомственных организациях;

11.9. Осуществляет учет документов, хранящихся в подведомственных организациях;

11.10. Организует использование документов и выдает в установленном порядке справки, копии, выписки по документам как заинтересованным учреждениям, так и гражданам;

11.11. Изучает и обобщает опыт работы ведомственных архивов организаций системы;

11.12. С учетом специфики организации участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений, перечней документов с указанием сроков хранения и т. п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, которые согласовывает с органами и учреждениями Агентства «Узархив» при Министерстве юстиции Республики Узбекистан;

11.13. Консультирует работников подведомственных организаций по вопросам организации работы с документами и архивного дела;

11.14. Участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников архива и службы делопроизводства подведомственных организаций.

ПРАВА ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

12. Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

12.1. Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам подведомственных организаций по вопросам, входящим в его компетенцию;

12.2. Запрашивать от структурных подразделений организации и архивов подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива;

12.3. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов ведущих специалистов организации;

12.4. Создавать при ведомственном архиве советы и комиссии содействия архивному делу.